Nationaal Archief (Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap)

Bijeenkomst Rijk aan Informatie: “Archiveren gaat niet vanzelf”

Overal groeit het besef dat we (digitale) informatie goed moeten bewaren, zodat hij bruikbaar is en blijft. Samen oplossingen en methodes bedenken is dan ook van wezenlijk belang. Dit concludeerde Marjan Hammersma, SG van OCW op 22 juni tijdens de 2e bijeenkomst Kennisnetwerk Rijk aan Informatie. De belangstelling was groot. Ondanks de tropische temperaturen zat de zaal vol met collega’s van diverse ministeries en agentschappen. Aan de hand van haar eigen ervaring zette de SG het thema en doel van de middag helder uiteen. Ze benoemde dat we allemaal gretig gebruik maken van de moderne middelen, maar over behoud van die informatie eigenlijk tot nu toe niet goed nadachten.

Basis op orde

Keynote speaker Arjan El Fassed van de Open State Foundation nam het stokje van de SG over. Zijn betoog over nut en noodzaak van open data was verhelderend en leerzaam. El Fassed prikkelde de zaal met stellingen en vragen. Wat zouden we nog meer openbaar moeten maken, hoe en waarom? Wat doet de overheid al wél goed? En hoe kunnen we hier op doorpakken? Tot slot gaf hij de aanwezigen nog 2 adviezen mee. “Zorg dat je de basis op orde hebt. Complexere materie zoals blokchain komt daarna vanzelf. En gebruik zelf eens de data die je beschikbaar stelt.”   

DUTO en informatiegame

Na dit plenaire programma was er keuze uit een ruim aantal workshops. In de workshops DUTO en Serious gaming, stond vooral het brengen en delen van kennis centraal. In beide sessie ontstonden levendige gesprekken tussen workshopleiders en deelnemers.

Erik Saaman van het Nationaal Archief lichtte tijdens de workshop DUTO het belang van duurzaam toegankelijke overheidsinformatie toe. Aan de hand van voorbeelden uit de praktijk vertelde Saaman over de waarde van informatie en het belang van goede toegang tot die informatie, zowel nu als later. In het digitale tijdperk vraagt dat om keuzes bij het ontwerp van systemen; dat is in feite het nieuwe archiveren.

De game-ontwikkelaars van het ministerie van Economische Zaken presenteerden hun informatiegame. Doel van de game is het creëren van bewustzijn over hoe je met informatie omgaat. Na de aanvankelijke hilariteit over pionnen en rol van dossierhouders werd het spel fanatiek gespeeld.

Lering uit de Teevendeal

Manja Koomen, inspecteur bij de Erfgoedinspectie, vertelde over de ‘Teevendeal’. Uit haar onderzoek bleek o.a. dat de complexiteit van de informatie-uitwisseling tussen de betrokken organisaties in de justitieketen een grote rol speelde. Het was onderling niet duidelijk wie verantwoordelijk was voor welk deel van de archivering. Ook werden de toen geldende regels voor bewaring en vernietiging niet goed nageleefd. Hierdoor kon de besluitvorming niet goed worden gereconstrueerd en baseerde de minister zich in zijn verantwoording aan de Kamer op onjuiste en onvolledige informatie. Een belangrijke les uit deze casus is dan ook dat er betere afspraken nodig zijn over informatie-uitwisseling in ketens en bestaande afspraken beter moeten worden nagekomen. “Archiveren is werk en gaat niet vanzelf, je moet er écht wat voor doen”, aldus Koomen. Uit de discussie die volgde bleek een grote behoefte aan betere rijksbrede spelregels voor selectie van informatie en meer duidelijkheid over de manier waarop we om moeten gaan met back-ups in relatie tot de vernietigingsplicht in de Archiefwet.

Supersearch met big-data-analyticsplatform

Hoe haal je goede informatie uit de grote berg aan informatie? Fiona Atighi van Doc-Direkt en Arjan Duinkerk van SSC-ICT lieten zien dat een kruisbestuiving van hun beider expertises heeft geleid tot een big-data-analyticsplatform met veel potentie voor de hele Rijksoverheid. Op dit moment worden al diverse informatiebronnen en informatiesystemen, vooralsnog van BZK en Financiën, gekoppeld aan het platform. Het platform biedt de mogelijkheid om grote informatiebronnen gecombineerd doorzoekbaar te maken. Bij een informatieverzoek hoeft dus niet meer apart in DMS, e-mailapplicatie en bijv. zaaksysteem gezocht te worden. Wob-support (ondersteuning bij Wob-verzoeken) is dan ook een gerichte dienst die met behulp van dit platform kan worden uitgevoerd. Deze ‘supersearch-mogelijkheid’ is al realiseerbaar en brengt voor het zoeken en vinden van informatie een significante tijdsbesparing met zich mee. Door de koppeling van meerdere bronnen kan de zoekfunctie steeds meer verbeteren, ontstaat meer inzicht en overzicht waardoor de mogelijkheden voor big-data-analyse alleen maar toenemen. Een doorkijkje naar de toekomst, waar veel deelnemers aan de workshop erg enthousiast van werden!

Zo vloog de bijeenkomst voorbij. Sneldichteres Dominique Engers sloot de middag op ludieke wijze af. Met oog voor inhoudelijke details en de nodige dosis humor vatte zij de complexe materie waarover kennis was uitgewisseld samen. Uiteraard werd na afloop nog een verkoelend drankje geserveerd.