Nationaal Archief (Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap)

Breed palet aan kennisvragen via het zakelijke loket

Sinds 1 oktober heeft het Nationaal Archief één loket voor zakelijke dienstverlening. “Op die manier kunnen we klantgerichter en efficiënter werken”,  vertelt accountmanager Eva Dapperen. Die diensten lopen uiteen van informatie over digitale voorzieningen zoals het e-Depot tot aan kennis en advies over onderwerpen zoals metadata, openbaarheid en selectie.

Diversiteit

“We kunnen onze zakelijke klanten, zoals ministeries, universiteiten, archiefinstellingen, informatiespecialisten, etc. inderdaad in allerlei domeinen bijstaan”, vertelt Dapperen. “Laatst ontvingen we bijvoorbeeld een vraag van een hogeschool. In hun archief worden kopieën van diploma’s opgeslagen. Vaak ontbreekt daarop de handtekening van de student. Want zodra studenten zijn afgestudeerd, denken ze er niet meer aan om een ondertekende kopie terug te sturen. Vraag van de school: mogen diploma’s ook zonder handtekening van de student gearchiveerd worden. We hebben de vraag intern uitgezet. En wat blijkt: een diploma zonder handtekening van de student is rechtsgeldig.” Archiefstukken zoals diploma’s zijn de documentaire neerslag van een werkproces van een archiefvormer, in dit geval is dat de school. Als dat proces stopt bij het uitgeven van een diploma, is het bewaren van een exemplaar met alleen een handtekening van de voorzitter van de examencommissie voldoende.

De diversiteit aan vragen vraagt om verschillende kennis en expertise, vervolgt Dapperen. Het centrale contactpunt stuurt de vragen door naar de juiste deskundige. “De kennisvraag van de hogeschool is beantwoord door onze recordkeeping experts,  informatiespecialisten ondersteunen klanten bij de aansluiting op ons e-Depot. En het DUTO-team voert DUTO-scans naar duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie uit  bij instellingen.

Gezamenlijkheid

Het Nationaal Archief is niet van alle markten thuis. Zo zijn RHC's in de regio het loket voor vragen over aansluiting bij het e-depotnetwerk van de rijksoverheid. “En als wij een kennisvraag niet kunnen beantwoorden, verwijzen we door naar een ander kennisinstituut, zoals een RHC of kennisplatform, of we werken ermee samen. Uiteindelijk streeft iedereen naar dezelfde uitkomst: een goed werkend archiefveld en tevreden klanten.”

Feedback? Graag!

Het zakelijke loket is te bereiken op werkdagen van 9.00 tot 17.00 via contact@nationaalarchief.nl of 070-3315460. Naast inhoudelijke vragen zijn opmerkingen of tips over onze dienstverlening natuurlijk van harte welkom.