Nationaal Archief (Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap)

Digitaal archief Deltaprogramma blijvend toegankelijk via het Nationaal Archief

De Nederlandse overheid wil vanaf 2017 volledig digitaal werken en publieke toegankelijkheid van overheidsinformatie verbeteren. Dat geldt ook voor haar archieven. Het e-depot van het Nationaal Archief slaat archieven duurzaam op en maakt ze openbaar toegankelijk via www.gahetna.nl

Overdracht born digital archief

Maar hoe draag je een digitaal archief over van het ministerie van Infrastructuur en Milieu (IenM) naar Nationaal Archief? “Anders dan je misschien zou denken is het ingewikkelder dan een druk op de knop”, zegt Michel Weber van de Directie Concern Informatievoorziening (DCI). “Samen met het Nationaal Archief hebben we het afgelopen jaar in een pilot uitgezocht wat daarvoor nodig is.” Om ervaring op te doen met het overbrengen van een digitaal ‘geboren’ archief was voor de pilot vervroegde overbrenging van een archief noodzakelijk. De gebruikelijke overbrengingstermijn naar het Nationaal Archief is 20 jaar, maar er zijn nog geen digitale archieven van die leeftijd. 

Primeur voor archief Deltaprogramma 2010-2014

Binnen IenM is de primeur voor het Deltaprogramma. Het gaat om openbaar archief met achterliggende studies en rapporten ter voorbereiding op de Deltabeslissingen en voorkeursstrategieën uit de periode tussen 2010 en 2014. “De voorbereiding van de Deltabeslissingen en voorkeursstrategieën wordt hiermee nog beter toegankelijk”, zegt Marlies Veenstra, algemeen secretaris van de Staf deltacommissaris. “Voor betrokkenen in de organisaties die verder werken aan de uitwerking van de deltabeslissingen, voorkeursstrategieën en uitvoering van de maatregelen, voor belanghebbenden in het veld, en voor toekomstige generaties is het belangrijk te weten op welke informatie, studies, methoden en aannamen de deltabeslissingen en voorkeursstrategieën gebaseerd zijn.” 

Duurzame toegankelijkheid door vroegtijdige overbrenging

Algemene rijksarchivaris Marens Engelhard: “Ik ben bijzonder blij dat de Deltacommissaris deze informatie nu al naar het Nationaal Archief overbrengt. Door digitale overheidsinformatie zo bijtijds in ons e-depot te plaatsen, kunnen we de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid ervan waarborgen. Vroegtijdige overbrenging voorkomt informatieverlies en is van belang voor de openbaarheid. Dit archief is vanaf nu beschikbaar voor alle geïnteresseerden en onderzoekers. Ik roep andere overheden op dit goede voorbeeld volgen.”

Voorbereiding digitale overbrenging

DCI heeft met de ervaring uit de pilot voorzieningen in haar documentmanagementsysteem getroffen die nodig zijn om deze overbrenging te realiseren. Deze zijn herbruikbaar. DCI gaat hiermee andere onderdelen van IenM ondersteunen die archieven naar het Nationaal Archief willen overbrengen. Verder worden pilots gepland om te onderzoeken hoe de overbrenging van complexere archieven (bv. privacygevoelige) kan worden ondersteund. Het Nationaal Archief werkt ook met andere departementen aan voorzieningen om structureel digitale informatie over te brengen naar het e-depot. Daarin is onder andere ook aandacht voor het overbrengen van beperkt openbaar digitaal materiaal. Meer informatie over digitaal archiveren bij het Nationaal Archief vindt u hier: www.nationaalarchief.nl/digitaal-archiveren.

Bekijk het digitaal archief Deltaprogramma op gahetna.nl.