Nationaal Archief (Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap)

DUTO in Publiek Denken

Informatie van de overheid moet vanaf het ontstaan tot in de eeuwigheid betrouwbaar en compleet zijn. Dat betekent nú keuzes maken, zo vertelt Marens Engelhard, algemene rijksarchivaris, in een interview met het magazine Publiek Denken. Het Nationaal Archief heeft als hulpmiddel bij het maken van die keuzes een set kwaliteitseisen voor duurzaam toegankelijke overheidsinformatie (DUTO) opgesteld.

“De overheid is er voor de burgers, niet andersom. Dat betekent dat de overheid verantwoording over haar handelen moet afleggen aan de burger. Duidelijk maken hoe je beslissingen hebt genomen is een basisprincipe van democratie en rechtsstaat”, legt Engelhard uit. Het zorgt voor rechtszekerheid, maakt burgerparticipatie mogelijk, draagt bij aan de democratie en verhoogt het vertrouwen dat de burger heeft in de overheid.
Maar goed informatiebeheer dient vooral ook een praktisch belang: “De overheid heeft ook zelf goed toegankelijke en betrouwbare informatie nodig, nu en in de toekomst. Denk aan onderwerpen waar discussie over kan ontstaan: de gaswinning in Groningen, de decentralisaties in het sociale domein of de toekenning van PGB’s. Als daar vragen over ontstaan,  moet je daar als overheidsorganisatie antwoord op kunnen geven.” Engelhard noemt als  recente ontwikkeling fake nieuws. “Dat is alleen te bestrijden met bronnen die kloppen, die verifieerbare informatie bevatten. Het is een verantwoordelijkheid van de overheid om ervoor te zorgen dat haar informatie verifieerbaar is.”

By design 

“Om ervoor te zorgen dat je informatie ook op de langere termijn toegankelijk en betrouwbaar blijft, moet je je informatiehuishouding vanaf het begin by design daarvoor inrichten. Achteraf is te laat: formats, applicaties en software verouderen snel, het wordt te bewerkelijk en te duur en het is al snel onuitvoerbaar. DUTO helpt je om als informatieprofessional wél op tijd te zijn doordat archivering als het ware ‘ingebakken’ zit in de werkprocessen.” DUTO geeft namelijk aan hoe je ‘in hapklare brokken’ maatregelen
kunt nemen. Door toepassing van 13 kort en bondig geformuleerde kwaliteitseisen wordt er bij de inrichting van een systeem al rekening gehouden met toegankelijkheid, koppelbaarheid en stabiliteit. 

Op maat

Voor het toetsen van DUTO is een scan ontwikkeld om te beoordelen of onderdelen van het primaire proces voldoen aan de gewenste architectuur voor duurzame toegankelijkheid. Het Nationaal Archief kan hulp bieden bij zo’n scan en staat ook open voor andere vragen over richtlijnen, specificaties en handleidingen, of voor adviezen over de digitale infrastructuur. De scan leidt tot ‘aanbevelingen op maat’ om zaken die nog niet in orde zijn te verbeteren. Elke organisatie beslist zelf wat ze ermee doet en hoe ze dat doet, want ze is zelf verantwoordelijk voor de archivering. Engelhard: “Maar DUTO is zeker niet alleen ‘voor later’ als de informatie naar een archief gaat, het is juist voor nu. Met het toepassen van DUTO heb je betere controle over je informatiestromen in de praktijk van alledag.” 

Handreiking

DUTO is inmiddels door de CIO’s van het rijk geadopteerd als handreiking. Elke bestuurder kan ermee aan het werk om duurzame toegankelijkheid te verankeren bij het opzetten en invoeren van nieuwe processen en systemen. DUTO is toepasbaar bij alle overheidsorganen en voor alle overheidsinformatie, ongeacht de applicatie waarmee het bewaard en beheerd wordt. Het betekent niet dat DUTO klaar is. De kwaliteitseisen blijven actueel en relevant door ze met ervaringen en nieuwe inzichten van de gebruikers te verrijken. DUTO heeft daarom de vorm van een wiki zodat elke gebruiker zijn feedback makkelijk kan toevoegen. 

Vragen over DUTO? Kijk op de DUTO-wiki of stuur een mail  naar contact@nationaalarchief.nl.
 

Bron: Publiek Denken