Het e-Depot van het Nationaal Archief staat hoog op de agenda van de departementen. Nu het kabinet Rutte een reductie van 6 miljoen euro op de bedrijfsvoering van de rijksoverheid in het vooruitzicht heeft gesteld, wordt alles uit de kast gehaald om een compacte en daarmee goedkopere overheid te worden. Het e-Depot van het Nationaal Archief kan daarbij een belangrijke rol spelen. Dankzij het e-Depot kan digitale overheidsinformatie duurzaam toegankelijk worden gehouden en worden de voorwaarden gecreëerd om de openbaarheid van de documenten te versnellen.
Vanaf 2015 een digitale overheid
Een van de plannen van het kabinet is de aanleg van een rijksbrede ICT-infrastructuur. Daarnaast bestaat het voornemen bij alle departementen om vanaf 2015 volledig digitaal te werken. Het e-Depot sluit aan op deze ontwikkeling bij de departementen. Vanaf 2015 neemt het Nationaal Archief danalleen digitaal gecreëerde informatie op (naast het wegwerken van de paperen archiefachterstand). Op deze manier sluiten de processen in de keten (van het moment van creatie van informatie tot en met de archivering) volledig op elkaar aan en voorkomen we dat er een nieuwe, nu digitale, achterstand ontstaat.
Aansluiting op het e-Depot van het Nationaal Archief
De departementen en het Nationaal Archief bekijken nu samen hoe afgesloten dossiers direct in het het e-Depot voor de zorgdrager in beheer genomen kunnen worden. Dat scheelt de departementen een flinke investering, aangezien er geen eigen digitaal depot ingericht hoeft te worden. Ook wordt het op die manier voor departementen makkelijker om informatie eerder over te dragen aan het Nationaal Archief dan na de wettelijke termijn van 20 jaar. Wanneer alle departementen participeren in het generieke e-Depot (dus één digitaal depot voor alle ministeries), dan is dat ook nog eens 40-50% goedkoper. Vóór de zomer van 2011 neemt het kabinet daar een besluit over.
Drie ministeries nemen het voortouw
Als eerste gaan de ministeries van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK), Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) en Financiën (FIN) samen met het Nationaal Archief werken aan aansluiting op het e-Depot. Met BZK is al een pilot succesvol afgerond en SZW en FIN hebben aangegeven graag direct te willen participeren. Als het lukt is eind 2011 de eerste aansluiting van een ministerie op het e-Depot van het Nationaal Archief een feit.
Samenwerking Nationaal Archief en Justitie
Verder onderzoeken het Nationaal Archief en Justitiële Informatiedienst (JustID; een onderdeel van het ministerie van Veiligheid en Justitie) op welke manier de bij hen aanwezige kennis, instrumenten en capaciteit zo goed mogelijk kunnen worden ingezet. JustID heeft al veel ervaring met een digitaal depot (CDD+) voor de strafrechtketen. De ervaringen met het implementeren van een digitaal depot en digitaal depotdiensten binnen het ministerie van Justitie kunnen goed van pas komen bij het realiseren van de aansluitingen voor de departementen op het e-Depot van het Nationaal Archief. Daarnaast zal een aansluiting van JustID op het e-Depot van het Nationaal Archief in 2011 worden gerealiseerd.