Nationaal Archief (Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap)

Geslaagd project e-depot voor gemeenten en archieven

Het Gelders Archief werkt samen met het Nationaal Archief aan het verwezenlijken van een e-depot voor gemeenten en archiefdiensten. Een e-depot is een digitale infrastructuur (organisatie, processen, procedures, beheer, personeel, beveiliging, hard- en software) voor het opslaan en ook in de toekomst toegankelijk houden van  informatie. Het e-depot voor gemeenten en archiefdiensten is nog volop in ontwikkeling en geldt wereldwijd als een innovatief ontwerp.

Praktijkervaring en samenwerking

Het Gelders Archief, Regionaal Archief Rivierenland en de Gemeente Zaltbommel hebben voor dit e-depot onlangs een geslaagd project uitgevoerd. Doel was praktijkervaring opdoen en samenwerkingsmogelijkheden verkennen op het terrein van digitale archivering. De uitkomsten vormen de basis voor verdere samenwerking in de toekomst.

De archiefdiensten slaagden er tijdens het pilotproject in om zo’n 50 archiefdossiers van de gemeente Zaltbommel met goed gevolg in te laden in een experimenteel e-depot. Het Regionaal Archief Rivierenland kon hieruit relevante conclusies trekken over zijn taken en verantwoordelijkheden in het proces van overbrenging van archieven. Daarnaast leidde deze test tot aanpassingen in het digitaal archiefbeheer bij de gemeente Zaltbommel.

Wat leverde het pilotproject op?

De digitale samenwerking tussen beide partijen was de eerste in zijn soort in Gelderland. Strategische gesprekken en een uitgebreide praktijkgerichte analyse brachten in kaart wat er komt kijken bij het overplaatsen van digitale archieven van gemeenten naar het e-depot van de archiefdienst.

Het pilotproject leverde overbrengingsprotocollen op. Hierin staat beschreven wat er precies nodig om in de samenwerking Gemeente-Regionaal Archief Rivierenland-Gelders Archief digitale archieven in het e-depot over te brengen. Op basis van deze protocollen kunnen beide archiefdiensten de nodige aanpassingen doorvoeren in hun interne organisatie. En verder investeren in de kennisontwikkeling van de eigen medewerkers. Het overbrengingsprotocol geeft het Regionaal Archief Rivierenland meer mogelijkheden om gemeenten te adviseren.

Het Regionaal Archief Rivierenland trekt samen met gemeenten op in verschillende projecten met meerdere leveranciers van hard- en software. Dit om essentiële praktijkervaring en kennis op te doen die nodig is voor digitale archivering.

Bron: Gelders Archief.