Om hun onderlinge samenwerking te bekrachtigen hebben het Nationaal Archief en Doc-Direkt (de begin 2010 opgerichte archiefdienst van en voor de rijksoverheid) besloten een convenant op te stellen. Om hun onderlinge samenwerking te bekrachtigen hebben het Nationaal Archief en Doc-Direkt (de begin 2010 opgerichte archiefdienst van en voor de rijksoverheid) besloten een convenant op te stellen. Deze overeenkomst is op 15 maart in het Nationaal Archief ondertekend door Martin Berendse, algemene rijksarchivaris en directeur van het Nationaal Archief, en Kaat Appelman, directeur van Doc-Direkt.
Achtergrond
Doc-Direkt is in 2010 door de gezamenlijke ministeries in het leven geroepen voor het beheer en bewerken van de reguliere papieren aanwas én de papieren achterstanden in de archiefbewerking en tegelijkertijd te komen tot een nieuwe manier van selectie en waardering van archief. Het afgelopen jaar is hard gewerkt aan het op poten zetten van een goede en efficiënt werkende organisatie. Nu is de tijd gekomen om de samenwerking met het Nationaal Archief op papier te zetten. Ook van de kant van de ministeries (zorgdragers) is er op aangedrongen de samenwerking tussen Doc-Direkt en het Nationaal Archief helder en duidelijk vast te leggen. Vandaar het convenant.
Afstemmen van het ketenproces
Het convenant is opgesteld binnen de kaders van de gemaakte afspraken tussen Doc-Direkt en zijn opdrachtgevers (de ministeries). Het doel van het convenant is om de taken van het Nationaal Archief en Doc-Direkt optimaal op elkaar af te stemmen. Op die manier zorgen zij ervoor dat het ketenproces efficiënt, effectief en kwalitatief goed kan worden ingericht en kan functioneren. Daarbij vormt de tijdige beschikbaarstelling en openbaarheid van de archieven van de rijksoverheid voor de burger het einddoel.
Strategisch overleg
De algemene rijksarchivaris en de directeur van Doc-Direkt zullen maandelijks bijeenkomen in een zogenoemd ‘strategisch overleg’. Tijdens dit overleg komen alle zaken die de samenwerking en de voortgang van de werkzaamheden raken aan de orde. Voor de dagelijkse gang van zaken wordt een periodiek samenwerkingsoverleg ingesteld. Dit komt elke 2 weken bij elkaar om de samenwerking in de praktijk vorm te geven, werkafspraken te maken, voortgang te controleren en resultaten te evalueren.
Agenda voor 2011-2012
In de komende periode zullen twee grote thema’s centraal staan. In de eerste plaats de ontwikkeling en de implementatie van een nieuwe selectie-methodiek. Elementen van een nieuwe methode voor het selecteren van archiefmateriaal zijn en worden momenteel al in de vorm van pilots getest. Het komende jaar zullen deze initiatieven geïntensiveerd worden in. Daarnaast committeren Doc-Direkt en het Nationaal Archief zich aan het voorlichten, opleiden en scholen van eenieder die met de implementatie van de nieuwe manier van archiefselectie en waardering te maken gaat krijgen.
Het tweede thema behelst de relatie tussen Doc-Direkt en het Nationaal Archief. Daarbij gaat het vooral over het maken van procesafspraken over tal van onderwerpen: planning archiefbewerking en overbrenging, openbaarheid, relatie met ministeries (zorgdragers) en informatie-uitwisseling en ICT, om er een paar te noemen.
Looptijd
Het convenant treedt in werking op de datum van ondertekening, 15 maart 2010, en eindigt op 31 december 2012. Eind oktober 2011 vindt de eerste evaluatie plaats.
Lees de volledige tekst van het convenant tussen het Nationaal Archief en Doc-Direkt.
