Nationaal Archief (Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap)

Nieuwe aanpak waardering en selectie in een digitale omgeving

Het Nationaal Archief ontwikkelt een nieuwe aanpak voor archiefselectie in een digitale omgeving. Om effectief te zijn, dienen waardering en selectie volledig geïntegreerd te worden in de informatiehuishouding. Het Nationaal Archief participeert in een aantal pilots om uit te vinden hoe dat het beste kan.

Selectieaanpak met 3 instrumenten

Een effectieve aanpak van waardering en selectie bestaat uit drie belangrijke componenten: een waarderingsinstrumentarium, een beslissingsinstrumentarium en een technisch instrumentarium.

Waarderingsinstrumentarium

Het waarderingsinstrumentarium maakt duidelijk welke informatie duurzaam toegankelijk moet zijn en welke na verloop van tijd moet worden vernietigd. Hiervoor heeft het Nationaal Archief samen met het ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer (VROM) een pilot uitgevoerd. Die pilot richtte zich voor een belangrijk deel op het testen van het ontwikkelde waarderingsinstrumentarium (systeemanalyse, risicoanalyse en trendanalyse). De resultaten van deze tests vormen de basis voor toepassing van de instrumenten in een digitale omgeving.

Beslissingsinstrumentarium

Omdat er feitelijk een waardering op drie verschillende manieren plaatsvindt, is het van groot belang dat er samenhang is tussen de afwegingen en de conclusies. Alleen dan kan waardering worden omgezet in selectie. Het testen hiervan is het onderwerp van nieuwe pilots met de ministeries van Economische Zaken, van Financiën en van Volksgezondheid, Welzijn en Sport.
Het driehoeksoverleg nieuwe stijl vormt de spil waar die gezamenlijke belangenafweging plaatsvindt. In het overleg komen dan ook vraagstukken aan de orde als het beveiligingsniveau van informatie, actieve openbaarmaking, rubricering, vervroegde overbrenging en eventuele beperkingen aan de openbaarheid vanwege bijvoorbeeld privacy.

Technisch instrumentarium

Dan tot slot het technische instrumentarium. De waardering en selectie van informatieobjecten dient binnen de structuren plaats te vinden van het werkelijke informatiebeheer en de werkprocessen van de archiefvormer. De rijksoverheid probeert de informatiehuishouding steeds meer intern af te stemmen, zodat uitwisseling van informatie eenvoudiger wordt.

Pilot ‘Generiek waarderingsmodel’

In de pilot ‘Generiek waarderingsmodel’ onderzocht het Nationaal Archief samen met de ministeries van VROM, van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, van Financiën en van Buitenlandse Zaken in hoeverre structurering van informatie in een beperkt aantal en onderling vergelijkbare processen bijdraagt aan vereenvoudiging van de selectie. Wat bleek, is dat het op een vergelijkbare manier structureren van overheidsinformatie langs de lijn van werkprocessen de informatiehuishouding inzichtelijker maakt en helpt bij de selectie. 

Lees meer informatie over de nieuwe selectiemethodiek waar het Nationaal Archief aan werkt.