Nationaal Archief (Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap)

Van Oekraïne tot Zwarte Piet: BZ stelt eerste hotspots vast

Hoe weet je welke informatie je blijvend wil bewaren en welke niet? Bij sommige gebeurtenissen is dat direct evident. Denk aan een nationale ramp. Andere zaken beginnen klein maar kunnen resulteren in de val van een Kabinet. Om te helpen deze zogenoemde hotspots te identificeren, heeft het Nationaal Archief een hotspot-monitor ontwikkeld. Het ministerie van Buitenlandse Zaken stelde onlangs met hulp van deze monitor de eerste hotspots vast.

Het Ministerie van Buitenlandse Zaken is tevreden over het gebruik van de hotspot-monitor: “Wij hadden al jarenlang een ‘incidentenlijst’, maar geen efficiënte methode om deze lijst te actualiseren. Met de hotspot-monitor vonden we zo’n methode.” 

Wanneer is iets een hotspot?

Hotspots zijn ontwikkelingen die leiden tot een opvallende of intensieve interactie tussen overheid en burgers of tussen burgers onderling. Maar wanneer is iets een hotspot en wanneer een storm in een glas water? Om dit ‘risico’ te beperken, betrekken zorgdragers experts bij het signaleren van hotspots en het toepassen van de criteria. Dat zijn:

  • het is een (schokkende) gebeurtenis of gebeurtenissen die zorgen voor veel maatschappelijke beroering of uitzonderlijk veel media-aandacht krijgen, bijvoorbeeld de discussie over Zwarte Piet (2014-2015)
  • het is een gebeurtenis of kwestie die belangrijke principiële tegenstellingen tussen burgers aan het licht brengt en veel emoties losmaakt, bijvoorbeeld het referendum over het Associatieverdrag met Oekraïne (2015-heden)
  • het is een gebeurtenis of kwestie die resulteert in intensief publiek debat over het functioneren van de Nederlandse overheid, bijvoorbeeld de aanpak van de gevolgen van de Vliegtuigramp MH17 (2014-heden)
  • het is een politieke kwestie die de positie van de minister of het Kabinet ernstig bedreigt,  bijvoorbeeld de Transatlantic Trade & Investment Partnership (2013-heden).

Blijvend bewaren

De hotspot-monitor helpt dus bij de identificatie en selectie van blijvend te bewaren archiefmateriaal. Dus ook eerst 'te vernietigen' materiaal kan blijvend bewaard worden omdat het een hotspot blijkt. De monitor werkt als volgt: zorgdragers vullen hun selectielijst aan met een hotspotlijst. Deze hotspotlijst stellen ze op met de criteria uit de hotspot-monitor, waarmee zorgdragers bepalen of archiefmateriaal ‘hot’ is. Na maximaal 20 jaar brengen zorgdragers dit archiefmateriaal net als ‘het andere’ archief over naar een archiefbewaarplaats.

Vaste procedure

Zorgdragers voeren de hotspot-monitor periodiek uit. Buitenlandse Zaken pakt het op deze manier aan: “De hotspot-monitor is ingebed in onze bestaande procedures. We vragen dienstonderdelen elk half jaar nieuwe kandidaat-hotspots in hun archiefplan te vermelden en zo input te leveren voor de volgende hotspot-monitor.”

Kijk voor meer informatie over hotspots en de hotspotlijst van Buitenlandse Zaken op de pagina Vastgestelde Hotspots