Onlangs hebben het Nationaal Archief, het ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer (VROM), de Hogeschool van Amsterdam en de Centrale Archief Selectiedienst (CAS) hun gezamenlijke pilot prioritering en versnelling archiefbewerking afgerond. De resultaten van de pilot laten zien dat pre-selectie de archiefbewerking efficiënter kan laten verlopen.
Doel en uitgangspunten van de pilot
Het doel van de pilot was om de instrumenten voor het versneld wegwerken van archiefachterstanden in de praktijk verder te ontwikkelen. Deze selectie-instrumenten zijn losgelaten op het archief van het directoraat-generaal Milieu. De omvang van dit archief bedraagt 3650 strekkende meter.
Uitgangspunt van deze nieuwe aanpak is het versnellen van de selectie en uiteindelijk ook van de daadwerkelijke bewerking. Een belangrijk verschil ten opzichte van de huidige methode van selectie en bewerking is dat de nieuwe aanpak uitgaat van de bestanden zoals ze door de administratie zijn gevormd en in de depots worden aangetroffen. Aan de hand van een fysieke schouw (uitgevoerd door medewerkers van het ministerie van VROM en de Hogeschool) en een logische schouw (uitgevoerd door CAS) zijn de benodigde gegevens van de archiefbestanden en archiefvormers verzameld en in een database ingevoerd. Deze gegevens vormden de verdere basis voor de selectie en bewerking.
Drie analyse-instrumenten
Vervolgens is met behulp van de uitkomsten van drie analyse-instrumenten, te weten een systeemanalyse, trendanalyse en risicoanalyse, bepaald in welk deel van de archiefbestanden de voor bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden gevonden worden.
Systeemanalyse
Ieder van deze analyse-instrument kijkt naar een ander aspect. Zo brengt de systeemanalyse in kaart wat de belangrijkste informatieknooppunten met bijbehorende administratieve neerslag binnen de organisatie van een zorgdrager zijn. Binnen het DG Milieu werd bijvoorbeeld de Rijksmilieuhygiënische Commissie als ambtelijk voorportaal geïdentificeerd. Aan de hand van de schouwresultaten is meteen gekeken waar deze neerslag binnen de bestanden van DG Milieu gevonden zou kunnen worden.
Trendanalyse
De trendanalyse volgt eenzelfde systematiek. Nu , maar dan op grond van een doorvertaling van de kenmerkende ontwikkelingen (trends) binnen de samenleving en de betekenis daarvan voor in dit geval DG Milieu. Een voorbeeld hiervan is de toegenomen aandacht voor bodemverontreiniging in de onderzochte periode.
Risicoanalyse
Tot slot is aan de hand van gesprekken met proceseigenaren een risicoanalyse uitgevoerd. Doel hiervan was om de archiefbestanden te identificeren die voor de zorgdrager (voorlopig) nog van belang zijn. Wanneer een zorgdrager niet meer zou kunnen beschikken over dergelijke bestanden, levert dat onaanvaardbare risico’s op voor de zorgdrager, bijvoorbeeld vanuit politiek-maatschappelijk of juridisch perspectief.
Resultaat: een succesvolle pilot
Als resultaat van de pilot zijn 3 categorieën archiefbescheiden geïdentificeerd:
- archiefbescheiden die in aanmerking komen voor blijvende bewaring (1894 meter);
- archiefbescheiden die voorlopig nog van belang zijn voor de zorgdrager, maar geen bewerking voor blijvende bewaring behoeven (60 meter);
- archiefbescheiden die vanuit geen van de genoemde perspectieven van belang zijn (1696 meter).
Hiermee heeft de pilot aan de verwachtingen voldaan. Het blijkt goed mogelijk om op grond van een schouw van de archiefbestanden en het toepassen van de ontwikkelde analyse-instrumenten een pre-selectie voor bewerking te maken. Dat betekent dat niet langer 100% van de bestanden naar de bewerkingsorganisatie hoeft te gaan om geselecteerd en bewerkt te worden op grond van selectielijsten. Preselectie zorgt ervoor dat dit efficiënter kan gebeuren.
Hoe nu verder?
De uitkomst van de pilot betekent overigens niet dat van het archief van het DG Milieu ongeveer de 50% bewaard blijft en terechtkomt in het Nationaal Archief. Wel is het zo dat deze 50% voor intensieve bewerking in aanmerking komt. Dat houdt in dat de dossiers, die voor overbrenging in aanmerking komen, geselecteerd en beschreven moeten worden.
Hoe dat vervolgproces er uitziet, vormt het onderwerp van een volgende pilot die zeer binnenkort van start gaat. Hierin zal DocDirekt samen met het Nationaal Archief en het ministerie van VROM een werkwijze voor dit bewerkingstraject ontwikkelen. Doel van deze pilot is om de winst van de preselectie ook te behouden bij de definitieve selectie en bewerking. Deze bewerkingspilot dient aan het eind van 2010 afgerond te zijn.
Lees meer informatie over de pilot prioritering en versnelling archiefbewerking.