Nationaal Archief (Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap)

Verkorting overbrengingstermijn: positief effect op duurzaamheid en kwaliteit archiefbeheer

Op 16 augustus publiceerde OCW de resultaten en de aanbiedingsbrief van het onderzoek naar verkorting van de archiefwettelijke overbrengingstermijn. Aanleiding van het onderzoek was de motie Segers (ChristenUnie) in 2016. Belangrijkste conclusie: Verkorting van de overbrengingstermijn heeft een positief effect op de duurzaamheid en kwaliteit van archiefbeheer. Maar veroorzaakt geen substantiƫle vergroting van de openbaarheid.

Motie Segers

Met de motie Segers vroeg de Tweede Kamer het Kabinet de Archiefwet aan te passen. De Kamer wil namelijk dat de Archiefwet meer aansluit op de huidige digitale ontwikkelingen en eisen van transparantie. De motie benadrukte dat het terugbrengen van de overbrengingstermijn (nu 20 jaar) hierbij kan helpen.

Het onderzoek richtte zich op:

  • het effect van verkorting van de overbrengingstermijn op de kwaliteit van archiefvorming en -beheer
  • de praktische consequenties van een verkorting voor archiefvormers en archiefinstellingen, en de kosten en baten ervan.

Conclusies

Het rapport doet geen aanbevelingen voor een specifieke termijn. Wel trekt het onderzoeksbureau enkele conclusies:

  • verkorting van de overbrengingstermijn heeft een positief effect op duurzaamheid en kwaliteit van het beheer van archief
  • verkorting van de overbrengingstermijn leidt niet tot een substantiĆ«le vergroting van de openbaarheid; archiefvormers kiezen in geval van jongere archiefbescheiden eerder voor een beperking aan de openbaarheid dan bij ouder archief
  • de aanwezigheid en beschikbaarheid van goede e-depotvoorzieningen is randvoorwaardelijk; de onderzoekers benadrukken dat dit niet alleen om ICT gaat, maar ook om kennis en kunde. De overheid heeft baat bij een brede cultuuromslag in de omgang met overheidsinformatie.

Kosten

Het onderzoeksrapport is hoofdzakelijk kwalitatief van aard en geeft nauwelijks inzicht in het kostenaspect van een mogelijke verkorting van de overbrengingstermijn. Kosten zijn er wel degelijk, blijkt uit het overzicht van kostendrijvers (bijlage rapport). Voor archiefvormers en archiefinstellingen geldt dat de voornaamste kostendrijver de hoeveelheid te verwerken archiefbescheiden is. Voor archiefinstellingen bestaan de kosten voornamelijk uit de werkprocessen voor het toegankelijk maken en beschikbaar stellen van archiefbescheiden. En het adviseren over openbaarheidsbeperkingen. Ook is er meer vraag naar het teruglenen van overgebrachte archiefbescheiden aan de oorspronkelijke archiefvormer.

Het rapport en de bijbehorende aanbiedingsbrief zijn te vinden op de website van de Rijksoverheid. Voor een inhoudelijke reactie en standpunt verwijst de minister van OCW naar het beleid van het volgend kabinet.

Wilt u in de tussentijd reageren? Discussieer mee op het Kennisplatform Openbaarheid.