Nationaal Archief (Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap)

Presentatie plannen gemeenschappelijke e-Depotvoorzieningen

De Raad voor Cultuur, de Algemene Rekenkamer en de Erfgoedinspectie hebben er al voor gewaarschuwd: Nederland stevent af op een informatie-infarct als niet snel beslissende stappen worden gezet om de groeiende berg digitale overheidsinformatie vakkundig te bewaren en toegankelijk te houden. De archiefsector ziet de oplossing voor digitale dementie binnen handbereik liggen: gemeenschappelijke e-Depotvoorzieningen. Op 14/15 juni presenteren archiefinstellingen de plannen voor verdere ontwikkeling van het e-Depot tijdens de KVAN-dagen in Kerkrade.

,,De Raad voor Cultuur, de Algemene Rekenkamer, de Erfgoedinspectie, ze hameren er al jaren op dat geheugenverlies voor de overheid op de loer ligt,’’ zegt Martin Berendse, directeur van het Nationaal Archief. Neem de Arbeidsvoorziening Nederland die in 2001 is opgeheven. De Algemene Rekenkamer memoreerde onlangs nog dat het afronden van de jaarrekening een groot probleem bleek te zijn voor de accountants. Het digitale archief van de Arbeidsvoorziening dreigde grotendeels onleesbaar te worden. Wat werd aangetroffen, was een wirwar aan complexe databases, softwaresystemen en bestandsformaten. Belangrijke bedrijfsprocessen werden samen bewaard met de verjaardagen van collega’s. Er moest een ‘museum’ met oude uitleesapparatuur worden ingericht om het archief te redden. Berendse: ,,Uiteindelijk heeft het miljoenen gekost om dit ene archief in langdurig toegankelijke en geordende staat te krijgen. Dat soort toestanden moeten we in de toekomst zien te voorkomen. Een e-Depot is daarvoor essentieel.’’

Pioniers

De overheid leunt steeds zwaarder op digitale informatie. Voor het goed functioneren en de betrouwbaarheid van de overheid is het noodzakelijk dat digitale overheidsinformatie langdurig leesbaar, vindbaar en interpreteerbaar blijft. Het Nationaal Archief, Gemeentearchief Rotterdam en Stadsarchief Amsterdam hebben daarom ieder zelf een e-Depot ontwikkeld. Het depot maakt het mogelijk om digitale informatie duurzaam te bewaren en bruikbaar te houden.
De drie e-Depotpioniers hebben nu de handen ineen geslagen in een voorstel voor gemeenschappelijke e-Depotvoorzieningen met bijbehorende diensten. Wat al ontwikkeld is door het drietal, wordt ingebracht en opgeschaald tot een landelijke oplossing. De inzet is om een landelijk dekkend netwerk te ontwikkelen van 5 tot 10 e-Depotvoorzieningen. Alle archiefinstellingen en de Nederlandse overheid, van departementen tot gemeenten en waterschappen, kunnen zich daarbij aansluiten. ,,Hierdoor komt een e-Depot binnen het bereik van de vele kleine(re) archiefinstellingen die niet op eigen kracht een e-Depot kunnen ontwikkelen,” aldus Jantje Steenhuis, directeur van het Gemeentearchief Rotterdam en tevens voorzitter BRAIN.

Waar draait het e-Depot om?

De e-Depotvoorzieningen zijn er in eerste instantie voor de opslag van documenten die blijvend bewaard dienen te blijven. Permanent te bewaren stukken kunnen vervroegd worden overgebracht naar gemeenschappelijke e-Depotvoorzieningen. Dit spoort met de kabinetswens dat -als het gevolg van digitalisering- relevante informatie sneller en actief openbaar kan worden gemaakt. Berendse: ,,Dat versterkt het democratisch bestel. We beijveren een transparante overheid die actieve openbaarheid nastreeft.’’
Gemeenschappelijke e-Depotvoorzieningen kunnen ook worden gebruikt om gegevens op te slaan die op termijn worden vernietigd. Veel overheden kampen momenteel met immense archiefachterstanden. Door het beheer van digitale archieven van meet af aan goed te organiseren, kunnen dergelijke problemen in de toekomst worden voorkomen. Zo kunnen digitale dossiers die voor de rechtszekerheid van burger een tijd lang bewaard dienen te blijven veilig in het e-Depot worden opgenomen. Daarna kunnen ze volgens afspraak worden vernietigd. Marens Engelhard, de nieuwe directeur van het Stadsarchief Amsterdam: ,, Gelukkig dringt het besef steeds meer door dat duurzame digitale archivering begint in de procesapplicatie waar de digitale informatie ontstaat, dus vóór in het proces. Daarmee verandert ook de positie van het e-Depot: dicht bij de administratie en koppelbaar met backofficeapplicaties.”

Meer dan terabytes

Een e-Depot is veel meer dan een verzameling datacentra. Gemeenschappelijke e-Depotvoorzieningen leveren zowel diensten (zoals duurzaam bewaren en toegankelijk houden van digitale content) als voorzieningen (zoals hardware, software, technisch beheer, kennis en onderzoek, opleiding).

Belang van gemeenschappelijk optrekken

Het voorstel uit de archiefsector voor gemeenschappelijk e-Depotvoorzieningen wordt breed gesteund. Van Regionale Historische Centra, de Branchevereniging Archiefinstellingen in Nederland (BRAIN) en de Koninklijke Vereniging van Archivarissen (KVAN) tot het Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI) en de Stichting Digitaal Erfgoed Nederland (DEN); allemaal staan ze achter een gemeenschappelijke oplossing voor het dreigende digitale informatie-infarct.
Het is van groot belang dat de overheid nu gaat investeren in het uitbouwen van gemeenschappelijke e-Depotvoorzieningen. Het alternatief is dat instellingen voor zichzelf depots gaan opzetten voor de opslag van digitale informatie. Berekend is dat dergelijke stand alone oplossingen een factor vijf duurder zijn.

Lees het Voorstel e-Depot Duurzame digitale toegang tot informatie.

Lees het Rapport e-Depot Duurzame digitale toegang tot informatie.