Nationaal Archief (Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap)

Veelgestelde vragen

De vragen zijn onderverdeeld in de volgende categorieën :

Algemeen

Wat is een e-depot?

Een e-depot is een elektronisch depot: digitale geheugenruimte om een digitaal archief op te slaan. Het e-Depot van het Nationaal Archief is meer dan geheugenruimte alleen. Wij slaan niet alleen op, maar garanderen ook de houdbaarheid van de informatie voor langere tijd. We werken met speciaal ontwikkelde software waarmee informatie vindbaar en bruikbaar blijft. Daarnaast bieden wij rond het e-Depot diverse producten en diensten aan, zoals trainingen en technische ondersteuning.

Waarom is het nodig dat het Nationaal Archief een e-Depot heeft?

Volgens de wet moeten organisaties binnen de Rijksoverheid die landelijk opereren, hun archieven overdragen aan het Nationaal Archief. Het Nationaal Archief beheert deze archieven. Documenten, foto’s en kaarten slaan we van oudsher op in een depot. Dat depot bestaat nu nog voornamelijk uit stellingkasten waarin de archiefstukken onder speciale condities bewaard worden. Het digitale tijdperk vraagt om andere manieren van bewaren. Nu de overheid vanaf 2017 volledig digitaal gaat werken moeten we ervoor zorgen dat de digitale informatie duurzaam opgeslagen wordt en toegankelijk blijft, ook in de toekomst. Dat vraagt om een andere techniek en een andere organisatie: het e-Depot.

Welke informatie komt in het e-Depot?

  • Het e-Depot is primair bedoeld voor het rijksarchief. Het gaat dan om informatie van alle ministeries en organisaties binnen de (Rijks)overheid die landelijk opereren (zoals zelfstandige bestuursorganen, uitvoeringsorganisaties en Hoge colleges van Staat). Deze informatie komt digitaal naar ons toe omdat de Rijksoverheid vanaf 2017 volledig digitaal wil werken.
  • Daarnaast wordt een deel (10%) van de bestaande papieren archieven gedigitaliseerd. Ook deze archieven komen in het e-Depot.
  • Tot slot zullen de Regionale Historische Centra niet alleen hun Rijksarchieven, maar ook regionale archieven in het e-Depot plaatsen. 

Wie kan straks bij de informatie in het e-Depot?

Iedereen. Het digitale Rijksarchief wordt straks toegankelijk via de websites van het Nationaal Archief en de Regionale Historische Centra. Mensen kunnen de informatie niet alleen vinden en bekijken, maar mogen de informatie ook hergebruiken.

Sommige informatie is beperkt openbaar. Bijvoorbeeld als het gaat om staatsgeheimen. Of privacygevoelige informatie. Daar kan dus niet iedereen bij.

Wat kan ik met de informatie uit het e-Depot?

Mensen kunnen de informatie niet alleen vinden en bekijken, maar mogen de informatie ook hergebruiken en verrijken. Bijvoorbeeld door een app te maken waarmee allerlei informatie gecombineerd wordt. Bijvoorbeeld een app van alle landschapsfoto’s uit het archief gekoppeld aan de kaart van Nederland.

Wat is de planning hiervoor?

Het e-Depot van het Nationaal Archief bestaat al sinds 2006. Via de website van het Nationaal Archief kunt u nu al documenten vinden. Het gaat hier om digitale scans van de papieren archieven.

De afgelopen periode is het e-Depot flink uitgebreid om het geschikt te maken voor alle digitale archieven van het Rijk. Ook komt het materiaal van de Regionale Historische Centra (RHC's) erbij. Op dit moment kunnen 4 RHC's hun archieven in het e-Depot plaatsen en beheren: het Noord-Hollands Archief, het Historisch Centrum Overijssel, het Utrechts Archief en het Gelders Archief. Ook de ministeries van BZK, Financiën, SZW, EZ en OCW plaatsen nu, als proef, een aantal archieven in het e-Depot. De archieven zijn nog niet te bekijken. Dat kan vanaf de zomer van 2016.

Wanneer is het e-Depot klaar?

Eind 2016 kunnen alle elf de Regionale Historische Centra hun archieven in het e-Depot plaatsen.

Maar echt klaar is het e-Depot nooit. We moeten continu inspelen op veranderingen in de digitale wereld. Alleen dan kunnen we informatie ook in de toekomst vindbaar en bruikbaar houden.

Hoe makkelijk kan ik straks informatie vinden?

De informatie wordt via de website beschikbaar gesteld. Via een goede zoekmachine kunt u snel en efficiënt zoeken.

Veiligheid en betrouwbaarheid

Is informatie in het e-Depot veilig?

Het Nationaal Archief gebruikt de Baseline Informatiebeveiliging Rijk (BIR:2012) als basisniveau voor de informatiebeveiliging van het e-Depot. Daarnaast zijn er extra beveiligingsmaatregelen genomen. Periodiek voeren wij beveiligingsaudits uit, die de veiligheid en betrouwbaarheid van het hele systeem controleren.

Duurzaamheid

Hoe zorgt het Nationaal Archief ervoor dat het digitale archief over 100 jaar nog digitaal te vinden is?

Het Nationaal Archief doet voortdurend onderzoek en ontwikkelt methoden en technieken op het terrein van digitale archivering. Zo anticiperen we op toekomstige uitdagingen op het gebied van digitale duurzaamheid.

Daarnaast hebben we onlangs een ‘preservation-beleid’ opgesteld. Hierin staat wat het Nationaal Archief doet om informatie in de toekomst vindbaar en bruikbaar te houden.

Voor ministeries en uitvoeringsorganisaties

Wat biedt het e-Depot straks voor mij als Rijksoverheid?

Het e-Depot is een plaats waar het Rijk de rijksarchieven tot over lengte van jaren vindbaar en bruikbaar kan bewaren.

Alle overheidsorganisaties van het Rijk vallen onder de Archiefwet. Dit betekent dat ze moeten voldoen aan een aantal wettelijke verplichtingen op het gebied van archiefvorming en -beheer. Na verloop van tijd is informatie niet meer nodig voor bedrijfsvoering. Er bestaan dan verschillende mogelijkheden:

  • Vernietigen
  • Overdragen aan het Nationaal Archief. Voor archiefmateriaal dat ouder is dan 20 jaar nemen wij de volledige verantwoordelijkheid over. Voor archiefmateriaal jonger dan 20 jaar nemen wij wel het beheer, maar niet de volledige verantwoordelijkheid over.

Ik begrijp dat ik metadata moet toekennen aan documenten. Welke afspraken gelden hiervoor?

Er zijn rijksbrede afspraken over het vastleggen van metagegevens. Deze staan in het Toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid (TP Rijk). Als u volgens deze afspraken werkt, kan het e-Depot uw metadata gebruiken.

Wie kunnen bij de informatie uit het e-Depot? Zijn de data voor iedereen toegankelijk?

Iedereen heeft toegang tot de rijksarchieven. Behalve als het om informatie gaat die niet openbaar is, bijvoorbeeld bij staatsgeheimen.

Voor gemeenten, provincies en waterschappen

Wat biedt het e-Depot straks voor mij als gemeente, provincie, waterschap?

Een voorziening waarin het Regionaal Historisch Centrum in de provincie digitale overheidsinformatie tot over lengte van jaren vindbaar en bruikbaar kan bewaren. Hiervoor gelden wel bepaalde voorwaarden. Het Regionaal Historisch Centrum in uw provincie kan daar meer over vertellen.

Waar kan een gemeente of waterschap in Zuid-Holland naar toe?

Gemeenten, waterschappen en zelfstandige archiefdiensten uit de provincie Zuid-Holland kunnen bij het Noord-Hollands Archief terecht.

Wat kost het, als ik hieraan mee wil doen?

Die informatie is te krijgen van het Regionaal Historisch Centrum in uw provincie.

Is het verplicht? Wat zijn de alternatieven?

Nee, dat is het niet. Gemeenten, provincies en waterschappen kunnen ook een eigen e-depot opzetten, de digitale archivering uitbesteden bij een externe aanbieder of ze kunnen aansluiten bij een lokaal of regionaal samenwerkingsverband, zoals een stadsarchief of een streekarchief.

Hoe breng ik mijn archieven naar het e-Depot?

Die informatie is te krijgen van het Regionaal Historisch Centrum in uw provincie.

Welke ondersteuning bieden de Regionale Historische Centra aan decentrale overheden?

Die informatie kunt u krijgen van het Regionaal Historisch Centrum in uw provincie. Zij hebben namelijk een eigen producten- en dienstencatalogus samengesteld.