E-depot

E-depot en archieftoezicht vormden de centrale thema’s van de Informatie- en archiefbijeenkomst van 28 september. Het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC), de Provinciale Archiefinspectie en de Vereniging van Brabantse Gemeenten organiseerden het evenement. Genodigden waren bestuurders en informatie- en archiefprofessionals.

Op 15 november heeft minister Donner van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties de I-strategie Rijk aan de Tweede Kamer aangeboden. De I-strategie Rijk bouwt voort op het programma Compacte Rijksdienst, dat tot doel heeft de rijksoverheid kleiner en krachtiger te maken.

De voorbereidingen voor de implementatie van een gemeenschappelijk e-Depot voor de Regionale Historische Centra (RHC’s) en het Nationaal Archief zijn in volle gang. Onlangs is een belangrijke mijlpaal bereikt: de stuurgroep heeft haar goedkeuring gegeven aan de plannen van aanpak, die de Werkgroep Voorbereiding Implementatie e-Depot RHC's (afgekort WVI) heeft opgesteld.

Het belang van het digitaal duurzaam toegankelijk houden van overheidsinformatie is onverminderd groot.

Achtergrond

Tijdens het 263e Convent van directeuren van de 11 Regionale Historische Centra (RHC’s) en het Nationaal Archief is een convenant ondertekend. Deze overeenkomst is het startschot voor de fase 'Voorbereiding Implementatie e-Depot'. Door de ondertekening van het convenant spreken alle betrokken partijen de ambitie uit om te komen tot optimale afstemming van ieders taken en een optimale inrichting van het proces dat is gericht op de voorbereiding van de implementatie van een gemeenschappelijk e-Depot bij alle Regionale Historische Centra.

Op donderdag 30 juni aanstaande vindt op uitnodiging van het Nationaal Archief namens de ArchiefCoalitie Digitale Duurzaamheid (ACDD) een miniconferentie plaats over gemeenschappelijke e-Depotvoorzieningen.

Het e-Depot van het Nationaal Archief staat hoog op de agenda van de departementen. Nu het kabinet Rutte een reductie van 6 miljoen euro op de bedrijfsvoering van de rijksoverheid in het vooruitzicht heeft gesteld, wordt alles uit de kast gehaald om een compacte en daarmee goedkopere overheid te worden. Het e-Depot van het Nationaal Archief kan daarbij een belangrijke rol spelen. Dankzij het e-Depot kan digitale overheidsinformatie duurzaam toegankelijk worden gehouden en worden de voorwaarden gecreëerd om de openbaarheid van de documenten te versnellen.

Digitale archiefbescheiden worden opgeslagen in het e-Depot. Voor een soepele opname van archiefbescheiden in het e-Depot moeten de bijbehorende metagegevens op een bepaalde manier zijn gestructureerd. Deze structuur is vastgelegd in een zogenaamd XML-schema, dat op zijn beurt weer is gekoppeld aan het e-Depot. Dit schema is mede opgesteld door het Nationaal Archief en heeft de naam MeDuSa gekregen.

Met een druk op de knop door minister Guusje ter Horst van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties heeft het Nationaal Archief op dinsdag 12 november 2009 officieel de eerste versie van het e-Depot in gebruik genomen. Het overdrachtsdossier van de voorganger van Ter Horst, minister Remkes, was het eerste dossier dat werd overgebracht. 

Na een geslaagde pilot met het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) gaat het Nationaal Archief ook met een andere digitale pionier aan de slag. Het Nationaal Archief en de Justitiële Informatiedienst (JustID) gaan nauwer samenwerken. Het Nationaal Archief slaat als centrale archiefbewaarplaats blijvend of langdurig te bewaren digitaal archief op in het e-Depot en beheert dat materiaal. Het Nationaal Archief gaat dat ook doen voor JustID.