Nationaal Archief (Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap)

Metagegevens en het e-Depot

Digitale archiefbescheiden worden opgeslagen in het e-Depot. Voor een soepele opname, beheer en ontsluiting van archiefbescheiden in het e-Depot moeten de bijbehorende metagegevens op een bepaalde manier zijn gestructureerd. Deze structuur is vastgelegd in een XML-formaat. 

De software van het e-Depot gebruikt een schema in XML-formaat om automatisch de structuur van de metagegevens en de aanwezigheid van bepaalde metagegevens te toetsen. Op dit moment werkt het Nationaal Archief (NA) met een schema genaamd MeDuSa. Na evaluatie van Medusa (metadatamodel en XML-formaat) is besloten het te vervangen door een nieuw metadatamodel en een daarvan afgeleid XML-formaat. De implementatie van dit nieuwe model vindt begin 2015 plaats en wordt na vaststelling gepubliceerd op deze website.

Het conceptmodel en documentatie zijn te bekijken op: 

Opbouw en inhoud 

Wanneer metagegevens op een bepaalde manier zijn gestructureerd, wordt het gemakkelijker om deze gegevens met andere partijen uit te wisselen. MeDuSa is gestoeld op de principes van  het Toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid (PDF, 795,6kB). Het nieuwe metadatamodel (en XML-formaat) sluit ook aan op het Toepassingsprofiel Metagegevens Lokale Overheden (TMLO). De implementatie van een nieuw XML-formaat verhelpt ook de lacune dat beide profielen daar zelf niet in voorzien. 

Een XML-formaat vormt de vertaling van metagegevens van  digitale archiefbescheiden naar een formaat dat het e-Depot kan herkennen: het is de machineleesbare vorm van het metadatamodel. In een dergelijk schema is onder andere vastgelegd welke metagegevenselementen moeten voorkomen. Maar het XML-formaat is ook een handreiking voor exportformaten uit andere omgevingen. Een up-to-date XML-formaat is dus noodzakelijk voor een goede werking van het e-Depot. Met het juiste metadatamodel en XML-formaat  is soepele opname, beheer en ontsluiting van archiefbescheiden in het e-Depot dus gewaarborgd. 

Het e-Depot van het Nationaal Archief is voor alle archieven geschikt: in 2015 allereerst voor de rijkscollectie van RHC’s, vervolgens voor overgebrachte archieven van andere partners, en tot slot ook voor uitgeplaatste archieven. Voorwaarde voor het overbrengen van digitale archiefbescheiden naar het e-Depot is dat de structuur en inhoud van de metagegevens van die archiefdocumenten overeenkomen met hetgeen in het NA-metadatamodel is vastgelegd. 

Het gegevensmodel kan vrijelijk gebruikt worden in de eigen organisatie. Voor vragen hierover, stuur een e-mail naar edepot@nationaalarchief.nl