Nationaal Archief (Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap)

Digitale informatiehuishouding op orde

Onvoldoende beheer

Iedere overheidsorganisatie die onder de Archiefwet valt, moet ervoor zorgen dat ook digitale informatie goed geordend wordt opgeslagen en beheerd.  Zodat die informatie - na bepaalde tijd - geschikt is om over te dragen aan het Nationaal Archief.
In de praktijk blijkt dat eenmaal opgeslagen digitale documenten onvoldoende worden beheerd:

  • updates en nieuwe versies van software worden niet altijd bijgehouden
  • harde schijven en vooral computers worden regelmatig vervangen
  • de drempel bij het vernietigen van computerbestanden is laag

Duurzaamheid in bedrijfsvoering

In de meeste organisaties beschikken medewerkers over tal van mogelijkheden om digitale documenten te maken, variërend van tekstbestanden en e-mailberichten tot spreadsheets en databases. Het beheer ervan is echter vaak onttrokken aan het toezicht van de daarvoor verantwoordelijke afdeling. De bestaande procedures en regels voor papieren documenten worden niet toegepast op digitale documenten, die daardoor onvindbaar of ontoegankelijk dreigen te worden.

In het kader van de archiefwet moet digitale duurzaamheid onderdeel uitmaken van de bedrijfsvoering binnen alle overheidsorganisaties. Dat betekent dat zij:

  • budget en aandacht moeten vrijmaken
  • beleid, regels en procedures moeten formuleren en uitvoeren
  • (technische) hulpmiddelen moeten aanschaffen en implementeren
  • medewerkers moeten opleiden en instrueren

Softwaretoepassingen

Ook individuele medewerkers moeten de noodzaak van beleid, regels en procedures onderkennen en bereid zijn deze na te leven. Verder is het belangrijk dat overheidsorganisaties alleen kunnen kiezen voor op de markt beschikbare softwaretoepassingen die rekening houden met de toekomst. Met andere woorden, softwaretoepassingen waarin de duurzame bewaring van teksten, afbeeldingen, video, geluid en combinaties vanaf het begin, dat wil zeggen bij de creatie van de informatie, geïntegreerd is opgenomen.