Nationaal Archief (Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap)

Digitale documenten zijn anders

Digitale documenten hebben een bijzonder kenmerk: interactiviteit. Wie klikt op een email-adres of op een link in een Word-document, wordt doorgesluisd. Als deze interactiviteit wezenlijk onderdeel is van een document, moet hij worden bewaard. Een ander verschil met papieren documenten is dat de kenmerken van digitale documenten niet fysiek en onwrikbaar met elkaar zijn verbonden maar sterk afhankelijk zijn van de wijze waarop de software het computerbestand interpreteert. Dat maakt dat ze veel sterker onderhevig kunnen zijn aan ongewilde wijziging. Het bewaken van de integriteit van die kenmerken, en van de onderlinge samenhang ervan, vereist dus extra maatregelen.

Extra maatregelen

Door de specifieke eigenschappen van digitale documenten zijn bewaarmethodes voor papieren documenten niet bruikbaar voor digitale opslag. Om verlies van digitale informatie te voorkomen, zijn zowel technische als organisatorische oplossingen nodig. De technische oplossingen komen elders op deze site aan bod. Hier gaan we in op het op orde brengen van de digitale informatiehuishouding.