Het Nationaal Archief maakt de omslag van een passieve, beherende instelling naar een actieve, informatieverschaffende instelling, die zijn (digitale) collectie actief presenteert. De materiële staat van (digitaal) archiefmateriaal mag daarbij geen hindernis zijn voor raadpleging door het publiek. De dynamiek van de digitale ontwikkelingen vraagt een visie op toekomstig beheer en gebruik van digitale collecties. Om hierop in te spelen ontwikkelt het Nationaal Archief in samenwerking met het Gemeentearchief Rotterdam het project Digitaal Depot.
Digitaal depot
Het doel van het project is de realisatie van een volwaardig digitaal depot waarmee:
- de blijvende toegankelijkheid van digitale archieven wordt gewaarborgd
- digitale archiefbescheiden via het internet effectiever voor een breed publiek worden ontsloten
- de overbrenging van digitaal archief vanuit de departementen naar het Nationaal Archief efficiënter plaatsvindt
Het digitaal depot stelt het Nationaal Archief in staat om digitaal archiefmateriaal over te nemen en te beheren. Een van de belangrijkste elementen van het project zal de inbedding van het depot in de bestaande organisatie zijn. Om het proces van overbrenging concreet vorm te geven wordt binnen het project, in pilotvorm, nauw samengewerkt met een of meer departementen.
In januari 2007 is gestart met de ontwikkeling van het digitaal depot. In de zomer van 2009 is de eerste release van de digitaal-depotapplicatie vrijgegeven. Dat jaar is vooral benut voor het uitvoeren van twee pilots:
- een pilot met het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, waarbij overbrenging van digitaal materiaal (zowel te bewaren als te vernietigen) centraal staat
- een pilot met de Regionaal Historisch Centra's (RHC's), waarbij wordt onderzocht op welke manier het Nationaal Archief diensten kan verlenen aan de RHC's. (Lees het Evaluatierapport van deze pilot.)
Vanaf begin 2010 is het Digitaal depot operationeel binnen de muren van het Nationaal Archief.