Nationaal Archief (Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap)

Archiefregeling 2009

Op 1 april 2010 is de nieuwe Archiefregeling 2009 van kracht geworden. Deze nieuwe regeling werd afgekondigd in de Staatscourant van 31 december 2009.

Deze regeling vervangt de drie aparte regelingen uit 2001. Deze waren uitwerkingen van de artikelen 11, 12 en 13 van het Archiefbesluit.

De Archiefregeling vormt opnieuw een nadere uitwerking van de bepalingen in de genoemde artikelen uit het Archiefbesluit. Ook heeft de nieuwe regeling, net als de oude drie, uitsluitend betrekking op te bewaren archiefmateriaal.

Evaluatie en herziening

De geschiedenis van de Archiefregeling begint bij de vaststelling van de drie bestaande regelingen. Bij de vaststelling daarvan werd namelijk al afgesproken dat de regelingen na enkele jaren zouden worden geëvalueerd.

In 2006/2007 gingen daarom drie commissies aan het werk; elk voor één van de drie regelingen. De commissies bespraken de inhoud van de betreffende regeling met allerlei organisaties uit ‘het veld’. Op- en aanmerkingen uit deze evaluaties vormen de basis voor de tekst van de nieuwe regeling.

De nieuwe Archiefregeling beslaat hetzelfde terrein als de drie oude regelingen. Dat betekent dat de Archiefregeling regels stelt voor:

  • de inrichting en bouw van archiefruimten;
  • de geordende en toegankelijke staat van archiefmateriaal;
  • de duurzaamheid van archiefmateriaal.

Een belangrijke aanleiding voor een herziening is de voortgaande digitalisering van archief en de archivering. De ontwikkelingen daarin zijn sinds het vaststellen van de vorige regelingen zeer snel gegaan. Daardoor bestaat grote behoefte aan up-to-date richtlijnen voor goed en duurzaam digitaal archiefbeheer.

Inhoud nieuwe Archiefregeling

De nieuwe Archiefregeling beschrijft:

  • algemene prestatie-eisen waaraan systemen en/of instellingen moeten voldoen. De regeling stelt dus geen specifieke systemen en/of instellingen verplicht. Een belangrijk punt van kritiek op de oude regelingen was namelijk de grote mate van detaillering van de voorschriften;
  • voorwaarden en eisen in één overkoepelende en samenhangende regeling. Daardoor worden versnippering, dubbelingen en onduidelijkheden van de drie bestaande regelingen tegengegaan.

Met de nieuwe Archiefregeling krijgen overheidsorganisaties dus helderheid én meer dan voorheen vrijheid om eigen keuzes te maken. Uiteraard binnen de randvoorwaarden die de Archiefregeling stelt.