Nationaal Archief (Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap)

FAQ Archiefregeling 2009

Hieronder volgt een groot aantal vragen en antwoorden met betrekking tot diverse aspecten van de Archiefregeling 2009. Wanneer u nog andere vragen over de nieuwe Archiefregeling heeft, dan kunt u contact opnemen met het Nationaal Archief via kennismakelaar@nationaalarchief.nl.

Vraag 1

NEN-normen moeten worden gekocht. Voor het rijk is dit gedeeltelijk afgekocht door het ICTU. Kan deze afkoop ook voor andere overheidssectoren worden geregeld ?

Antwoord

Dat kan. Zowel de Vereniging voor Nederlandse Gemeenten (VNG) als het Inter Provinciaal Overleg (IPO) zouden hierover met het NEN afspraken kunnen maken en afkoop regelen. 

Vraag 2

In artikel 19 van de Archiefregeling 2009 wordt verwezen naar een NEN-ISO norm (te weten NEN-ISO 23081:2006). Deze is alleen  in het Engels beschikbaar (in ieder geval deel 2). Wordt er gewerkt aan een Nederlandse vertaling?

Antwoord

Zowel deel 1 als deel 2 van NEN-ISO 23081 is inmiddels in het Nederlands vertaald. De vertaling van deel 2 verschijnt binnenkort. 

Vraag 3

Ik heb digitale bestanden van voor 1 april 2010. Moeten deze worden aangepast aan de eisen van hoofdstuk 3 van de Archiefregeling 2009?

Antwoord

Dat hangt er van af, want  er gelden overgangsregelingen. Deze zijn vastgesteld in artikel 58 van de Archiefregeling 2009.
Artikel 58 regelt de overgang voor de bepalingen in hoofdstuk 3, Geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden. Hoofdstuk 3 is niet van toepassing voor digitale archiefbescheiden die zijn ontvangen of opgemaakt vóór 1 januari 2004. Deze bestanden worden`legacy’ bestanden genoemd. Met de term `legacy’ bestanden wordt gedoeld op in het verleden gevormde en inmiddels afgesloten en niet meer te wijzigen digitale archiefbestanden. In bepaalde gevallen is voor deze bestanden artikel 25 van de Archiefregeling,  waarin de conversie, migratie of emulatie wordt geregeld, van toepassing. Als er een goede kans bestaat dat dergelijke archiefbescheiden als gevolg van wijziging van besturingsprogrammatuur of  (toepassings)apparatuur niet binnen een redelijke termijn leesbaar of waarneembaar te makenzijn,  is artikel 26 van de  Archiefregeling ook van toepassing. (Feitelijk is dit hetzelfde als wanneer onder de oude regelingen niet kon worden voldaan aan artikel 6 van de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden.)
Voor digitale archiefbescheiden die tussen 31 december 2003 en 1 april 2010 zijn ontvangen of opgemaakt en die niet zijn gewijzigd of waaraan niets is toegevoegd, gelden artikelen 21, 22, aanhef en onder b en 24 Archiefregeling  niet. Dus voor deze archiefbescheiden is niet vereist dat te allen tijde het gedrag (artikel 21 Archiefregeling) kan worden vastgelegd, voor zover dit noodzakelijk is voor het waarborgen van de authenticiteit van de digitale archiefbescheiden (artikel 22 aanhef en onder b. Archiefregeling 2009).
Ook de eisen ten aanzien van de vastlegging van metagegevens over de oorspronkelijke en actuele technische aard en gegevens betreffende de eventuele digitale handtekening gelden niet voor deze digitale archiefbescheiden. De eis tot het koppelen van metagegevens aan archiefbescheiden geldt dus alleen voor archiefbescheiden die vanaf 1 april 2010 worden ontvangen of opgemaakt. 

Vraag 4

In artikel 14 van de Archiefregeling 2009 worden onder a en b twee manieren genoemd waarop verlies van informatie optreedt. Er kan ook informatieverlies optreden doordat verouderde afspeelapparatuur de gegevens niet meer zichtbaar kan maken. De gegevensdrager op zich kan dan nog wel van goede kwaliteit zijn.
Verlies van informatie kan ook optreden door het verschijnsel van volle harde schijven. We hebben het dan over de situatie dat de harde schijven op het netwerk vol raken en er vernietiging plaatsvindt of extra schijfruimte wordt gecreëerd. Valt die situatie ook onder de bepaling van artikel 14?

Antwoord

Nee, het vol raken van schijven heeft niets te maken met overzetten op nieuwe dragers. Het heeft betrekking op de voorwaarde dat men in een organisatie rekening moeten houden met de ruimte die men nodig heeft om digitale gegevens op te kunnen slaan. In het algemeen is het van belang dat organisaties waarborgen dat informatie die van belang is, behouden blijft. Daar hoort dus ook bij dat maatregelen worden genomen in het geval hardware voor het lezen van dragers dreigt te verdwijnen of indien door vollopen van schijven/dragers informatie dreigt te worden vernietigd. Het gaat dan vooral om procedurele maatregelen die voorschrijven hoe met dergelijke situaties om te gaan.  

Vraag 5

Artikel 17 van de Archiefregeling 2009 bevat richtlijnen omde context, inhoud, de structuur en het uiterlijk van het document te waarborgen. In de toelichting wordt daar gedrag aan toegevoegd (zie ook artikel 21 van de Archiefregeling). De toelichting op artikel 17 stelt: 'De eisen aan inhoud, structuur, verschijningsvorm en gedrag van digitale archiefbescheiden moeten afzonderlijk worden vastgelegd. Soms zal dit (deels) al gedaan zijn in de sjablonen die voor documenten gebruikt worden. […] Beschrijving van de essentiële kenmerken van archiefbescheiden is belangrijk omdat het de maatstaf is waarmee hun authenticiteit vastgesteld kan worden, na bijvoorbeeld conversie of migratie. De beschrijving maakt het ook mogelijk te toetsen of een document veranderd is.'
Hoe beschrijf je nu precies inhoud, structuur, verschijningsvorm en gedrag van een archiefstuk?

Antwoord

Het gaat in artikel 17 om het vastleggen van gegevens over de archiefbescheiden. Door het vastleggen van deze gegevens wordt de contextinformatie over de documenten vastgelegd. Daarmee wordt de toegankelijkheid van de documenten gewaarborgd. Het artikel is inhoudelijk gelijk aan artikel 2 van de oude Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden.
Voor het beschrijven van ‘ inhoud, structuur, verschijningsvorm en gedrag’ is  de NEN-ISO 23081 (en daarop gebaseerde toepassingsprofielen) voor een groot deel van belang. Voor een ander deel kan verwezen worden naar projecten zoals Planets, waar ook onderzoek wordt gedaan naar een nadere beschrijving van deze elementen, onder de noemer van ‘essential characteristics’.
Datzelfde geldt voor methoden en softwarehulpmiddelen om vast te kunnen stellen wat tijdens een migratie verloren is gegaan. 

Vraag 6

Artikel 18 van de Archiefregeling 2009 bepaalt dat zorgdragers over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van hun archiefbescheiden moeten beschikken. Wat is een logische samenhangend overzicht? Als je uitgaat van zaakdossiers die voortvloeien uit werkprocessen, welke indelingssystemen gelden dan als 'logisch'?

Antwoord

Een logisch samenhangend overzicht is feitelijk een overzicht van de in de organisatie voorkomende categorieën documenten (bijvoorbeeld personeelsdossiers, zaak- of onderwerpsdossiers, notulen van overleggen, vergunningen, etc.) dat volgens een bepaald structuur of patroon is geordend (bijvoorbeeld per afdeling). Op basis van zo’n overzicht is bekend wat er aan archiefbescheiden in huis is. Zo’n overzicht kan geregeld worden aangepast aan (organisatorische) wijzigingen en blijft dan actueel.
Wat logisch is hangt af van de organisatie. De logica van een samenhangend overzicht kan voor elke organisatie verschillend zijn en is bijvoorbeeld mede afhankelijk van de wijze waarop de werkprocessen zijn georganiseerd. 

Vraag 7

Wat is een ordeningsstructuur?

Antwoord

Een ordeningsstructuur is niets anders dan de wijze waarop de verschillende (categorieën) archiefbescheiden ten opzichte van elkaar zijn gerangschikt, zodanig dat de stukken makkelijk zijn terug te vinden. Met behulp van de ordeningsstructuur wordt ook vastgesteld waar de archiefbescheiden geplaatst en beheerd moeten worden. 

Vraag 8

Hoe stel je in de praktijk vast wanneer er iets aan de verschijningsvorm zou zijn veranderd, bijvoorbeeld tijdens de migratie? Welk verlies tijdens migratie is nog toegestaan? Hoe erg is het als de kopjes in een document er niet 100 procent hetzelfde uitzien? En welk gedrag is redelijkerwijs nog te bewaren?

Antwoord

De vraag naar welk verlies nog acceptabel is heeft te maken met authenticiteit en integriteit. Acceptabel is verlies dat de authenticiteit niet aantast. Het vastleggen van wat de kenmerken van authenticiteit zijn (in vorm, inhoud, structuur en gedrag), de zogenaamde ‘essential characteristics’, is een zaak van de archiefvormende organisatie. Met verlies van informatie wordt ook de integriteit van een document aangetast.  

Vraag 9

Artikel 19 van de Archiefregeling 2009 verplicht zorgdragers tot het opstellen van een metagegevensschema en het koppelen van metagegevens aan archiefbescheiden. Voor het rijk bestaat er een Richtlijn metagegevens Rijk en een toepassingsprofiel. Wat houdt dat in?

Antwoord

Binnen het rijk is afgesproken een minimum set aan metadata te gebruiken, zodat informatie uitwisselbaar is. Daarvoor is een richtlijn opgesteld door Kennislab (ministeries) en het Nationaal Archief. Ook is er een toepassingsprofiel opgesteld. (Lees meer informatie over metadata.) 

Vraag 10

Zijn een richtlijn metagegevens en een toepassingsprofiel noodzakelijk voor de digitale informatievoorziening?

Antwoord

Ja, beide zijn noodzakelijk. Een Richtlijn voor metagegevens is echter in de regel te algemeen om te kunnen voldoen aan alle eisen van een organisatie. De Richtlijn is bedoeld om in ieder geval op de hoogste niveaus van de elementen uniformiteit en afspraken te garanderen, omdat dat bijdraagt aan de uitwisseling van informatie. Een toepassingsprofiel is dan een nadere invulling, gebaseerd op de Richtlijn, die geldig is voor een specifieke organisatie. 

Vraag 11

Is het de bedoeling dat iedere zorgdrager een eigen toepassingsprofiel maakt?

Antwoord

Ja, want de richtlijn legt alleen afspraken op het hoogste niveau vast. Elke organisatie kan het beste zelf bepalen hoe de richtlijn wordt toegepast. In een toepassingsprofiel kan rekening worden gehouden met de eigen werkprocessen en procedures en met de documenten die daar de neerslag van zijn.  

Vraag 12

Moet mijn archiefruimte vanaf 1 april 2010 worden aangepast worden aan de Archiefregeling 2009?

Antwoord

Bestaande archiefruimten die zijn gebouwd op grond van de bepalingen van de oude regeling (Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen) voldoen aan de bepalingen voor archiefruimten in de nieuwe Archiefregeling. Ook ontheffingen die zijn gegeven blijven van kracht voor bestaande archiefruimten.
Wel brengt de Archiefregeling 2009  voor archiefruimten in artikel 33 andere verplichtingen mee. Zo zijn kabels in de nieuwe regeling alleen toegestaan als opbouw. Voor bestaande ruimten geldt deze bepaling echter niet. Ook het tweede lid van artikel 33 geldt niet voor bestaande archiefruimten. 

Vraag 13

Het huidige artikel 28 van de Archiefregeling 2009 beschermt 'Het gebouw waarin een archiefruimte of archiefbewaarplaats is of wordt gesitueerd'. Geldt de ‘vrijwaring van risico’s’ uit de Archiefregeling nu het hele gebouw, of alleen dat gedeelte van het gebouw waar de archiefruimte of archiefbewaarplaats zich bevindt? Stel dat je een heel groot gebouw hebt, met een heel kleine archiefruimte. Zou het niet beter zijn geweest te spreken van ‘inhoud van de archiefruimte of archiefbewaarplaats’?

Antwoord

Als de ruimte-eisen worden losgekoppeld van het gebouw waarin de ruimte zich bevindt, kunnen zich situaties gaan voordoen waarin de veiligheid van de archiefruimte niet kan worden gewaarborgd (bijvoorbeeld bouwen in het water). Juist de situering kan dus een grote risicoreductie bieden. Dit is wat in de risicoanalyse de eerste schil genoemd wordt.    

Vraag 14

In de Archiefregeling 2009 staat dat de scheidingsconstructies van de archiefruimte een weerstand tegen branddoorslag en brandoverslag dienen te hebben van minimaal 60 minuten. Wordt daar dan zowel van buiten naar binnen als van binnen naar buiten mee bedoeld of alleen van buiten naar binnen?

Antwoord

Volgens artikel 43 Brandveiligheid, geldt de weerstand tegen branddoorslag en brandoverslag van archiefruimten voor zowel de inwendige als de uitwendige scheidingsconstructies. Dit geldt voor beide situaties, omdat het niet mogelijk is om twee verschillende tijdseenheden voor van binnen naar buiten en van buiten naar binnen te hanteren. De weerstand tegen branddoorslag en brandoverslag, de brandwerendheid dus is 60 minuten. 

Vraag 15

Waarom zijn er in de Archiefregeling 2009 geen bepalingen opgenomen over quarantaineruimten?

Antwoord

De eisen waaraan quarantaineruimten moeten voldoen zijn uit de nieuwe regeling weggelaten,  omdat een quarantaineruimte geen archiefruimte/bewaarplaats is. Indien er een goede procedure bestaat  voor het inhuizen van archieven is een dergelijke ruimte ook niet nodig.
Een toetsing van de materiële staat en biologische aantasting zijn bij voorkeur uit te voeren bij de archiefvormer. Op deze manier kunnen er maatregelen genomen worden voordat betreffende archieven naar een archiefbewaarplaats verhuizen. Voor deze toetsingen bestaan in Nederland gespecialiseerde bedrijven. Mocht er toch in een quarantaineruimte voorzien zijn dan kunnen deze bedrijven ook adviseren over bouw en inrichting hiervan.  

Vraag 16

Moeten de ramen in een archiefruimte voldoen aan eisen van weerstand tegen branddoorslag en brandoverslag, wering van inbraak en wering van UV-licht?

Antwoord

Ramen in een archiefruimte moeten voldoen aan de eisen van weerstand tegen branddoorslag en brandoverslag omdat ze deel uitmaken van een inwendige of uitwendige scheidingsconstructie. In het kader van veiligheid (artikel 35) dienen ramen ook inbraakwerend te zijn ('De zorgdrager neemt doeltreffende maatregelen tegen ongeautoriseerde toegang tot de archiefruimte of de archiefbewaarplaats'). Het is aan de zorgdrager om de bewaaromstandigheden zo optimaal mogelijk te krijgen. Dat houdt in dat het verstandig is de ramen ook in een UV-werende uitvoering te hebben. De ramen kunnen ook nog van binnenuit gedicht worden door ze bijvoorbeeld dicht te metselen. Een lekvrij depot levert ook energiebesparing op en verlaagt de kans op niet-geautoriseerde toegang aanzienlijk.  

Vraag 17

Moet ik mijn bestaande archiefruimte voorzien van rookmelders en een brandmeldinstallatie met een automatische doormelding naar de brandweer?

Antwoord

In artikel 30 van Archiefregeling staat onder lid 6: 'Archiefruimten en archiefbewaarplaatsen zijn voorzien van rookmelders en een brandmeldinstallatie met een automatische doormelding naar de brandweer. De brandmeldinstallatie wordt beheerd overeenkomstig NEN 2654-1:2002, deel 1.'
Risico analyses wijzen uit dat na water, vuur/brand een zeer groot risico is. Hierbij speelt de locatie ook een rol. Een gebouw naast een school heeft bijvoorbeeld een zevenmaal grotere kans op brand dan gemiddeld. Detectie en doormelding is van groot belang omdat daardoor de brandweer in staat wordt gesteld de aanrijtijd binnen de 10 minuten te houden.  

Vraag 18

Wat is er noodzakelijk bij het doorvoeren van leidingen van de ene ruimte naar de andere  om te voldoen aan artikel 33 van de  Archiefregeling 2009?

Antwoord

Bestaande archiefruimten zijn uitgezonderd van de eisen van artikel 33 Archiefregeling. Maar in bestaande archiefruimten moeten de toegepaste leidingdoorvoeren zo worden  afgewerkt dat de inwendige/uitwendige scheidingsconstructie blijft voldoen aan het gestelde in artikel 43 Archiefregeling.

Vraag 19

Artikel 39 van de Archiefregeling 2009 lijkt te impliceren dat klimaatapparatuur verplicht aanwezig is. Wat is de bedoeling van de wetgever?

Antwoord

Het is verplicht om eenmaal per etmaal de luchtinhoud van een archiefruimte te verversen. Om ook aan de eisen voor relatieve luchtvochtigheid en temperatuur te kunnen voldoen, zal men klimaatapparatuur moet installeren. Voor die klimaatapparatuur stelt artikel 39 eisen aan de uitvoering om op die manier te voorkomen dat via de kanalen van de klimaatapparatuur ongewenste beestjes en stoffen de archiefruimten bereiken.