Het Nationaal Archief is wettelijk verplicht om het onder haar berustende digitale archiefmateriaal in ‘goede, geordende en toegankelijke staat’ te bewaren. Authenticiteit is hierbij een kernbegrip: het mag niet zo zijn dat bij migratie van het ene naar het andere bestandsformaat, essentiële kenmerken van een document verloren gaan. Daarnaast is het uitgangspunt bij onze werkzaamheden een maximale duurzame toegankelijkheid voor de eindgebruiker van digitaal materiaal, dat wil zeggen: toegang zonder tussenkomst van een technicus.
Kennis
De kennis hiertoe is opgedaan door jarenlang actief te participeren in het internationale onderzoeksgebied van digital preservation, ofwel digitale duurzaamheid. Deze participatie bestaat uit werk op het gebied van (internationale) standaards voor recordsmanagement, metadata en applicaties, maar ook uit projecten die de theoretische basis van digitale duurzaamheid hebben onderzocht en beschreven.
Praktijk
Met de opgedane kennis richt het Nationaal Archief nu een digitaal depot in voor het ‘goed, geordend en toegankelijk’ bewaren van het digitale materiaal. Rond het digitale depot worden diverse andere diensten ontwikkeld. Ook zullen infrastructurele projecten worden opgezet om de toegang tot de informatie in het depot verder te blijven verbeteren.
Tools
Om de beoogde functionaliteit van het digitaal depot nu en in de toekomst te realiseren, zijn externe applicaties (tools) nodig. Een meerjarig programma garandeert dat altijd de juiste tools voorhanden zijn en in het digitaal depot kunnen worden ingezet. Denk hierbij aan het gedeelte van het digitaal depot dat de preservation verzorgt (gericht op duurzame toegankelijkheid) van het opgeslagen materiaal. Daarin kunnen migratie- en/of emulatie-tools worden toegepast, bijvoorbeeld om een bestand zo goed mogelijk van Word naar PDF/A om te zetten. Ook belangrijk zijn applicaties die een profiel opstellen van de materiële staat, zodat we kunnen monitoren welk deel van de collectie ‘in gevaar’ komt doordat een bestandsformaat veroudert.
Veel tools zijn standaard op de markt te verkrijgen. Deze tools zijn echter meestal niet getest en onderzocht op specifieke geschiktheid voor archiefmateriaal. Voor sommige probleemgebieden (zoals emulatie, databases, GIS-informatie et cetera) zijn (nog) geen standaardtools op de markt beschikbaar. Deze worden soms specifiek ontwikkeld, vaak in internationaal verband met andere instellingen die digitaal materiaal beheren.
Deelname aan projecten
Het Nationaal Archief participeert in diverse (internationale) projecten. Hieronder een overzicht: