De Archiefwet stelt uitdrukkelijk dat de archieven niet alleen in goede en geordende, maar ook in toegankelijke staat moeten worden gebracht en bewaard. Dit is een voorwaarde voor het waarborgen van de openbaarheid.
De eisen die de overheid stelt aan de ‘geordende en toegankelijke staat’ zijn vastgelegd in de archiefregeling 2009.