Vervanging houdt in: het vervangen van archiefbescheiden door reproducties. De originele bescheiden worden vervolgens vernietigd. De reproducties nemen dus volledig de plaats in van de oorspronkelijke bescheiden. Zij worden daarmee archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995. De nieuwe informatiedragers, bijvoorbeeld microfilms en optische schijven, moeten dan ook voldoen aan de eisen die worden gesteld in de Archiefregeling 2009, die vanaf 1 april 2010 van kracht is. Vervanging wordt ook wel substitutie genoemd.
Besluit tot vervanging
Er kan alleen besloten worden tot vervanging als dit geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.
Als blijvend te bewaren archiefbescheiden onvoldoende duurzaamheid hebben om na honderd jaar zonder noemenswaardige achteruitgang raadpleegbaar te zijn, dan is de zorgdrager verplicht over te gaan tot vervanging.
Verklaring van vervanging
Van de vervanging dient een verklaring worden opgemaakt, met daarin een specificatie van de vervangen archiefbescheiden. De zorgdrager is verantwoordelijk voor het opstellen van deze verklaring. Hierin geeft hij onder andere aan op grond waarvan de vervanging heeft plaats gevonden en op welke manier.
Soorten vervanging
Vervanging van archiefbescheiden kan op verschillende manieren. Meestal gaat het om vervanging van originele documenten op papier naar een andere drager. Papieren archiefbescheiden kunnen worden vervangen door digitale reproducties of door reproducties op (micro)film.
Microverfilming
Bij (micro)verfilming is het aan te raden de richtlijnen van het programma Metamorfoze te volgen.
Digitale vervanging
Tot voor kort was vervanging in de zin van de Archiefwet 1995 een incidenteel voorkomende archiefbewerking, die – ingegeven door overwegingen van efficiëntie, vooral volumevermindering – hieruit bestond dat een reeds afgesloten (massa)bestand werd microverfilmd. De laatste jaren is in verband met digitalisering van de informatiehuishouding van organisaties binnen en buiten de overheid een radicaal andere vorm van vervanging in beeld gekomen: het routinematig, al tijdens de postbehandeling systematisch scannen van alle ingekomen en uitgaande documenten, met de bedoeling uitsluitend digitale dossiers te vormen en de papieren originelen als overtollige bescheiden te vernietigen. Ministeries en andere overheidsorganisaties maken in hun werkprocessen steeds minder gebruik van papieren documenten. In het informatiebeheer wordt in hoog tempo de digitale archiefvorming dominant. Anderzijds worden de papieren documenten, ook al zijn deze gescand, traditiegetrouw nog altijd gearchiveerd. Zolang originelen niet worden vernietigd, is van vervanging in de zin van artikel 7 van de Archiefwet 1995 geen sprake. Immers, pas met de vernietiging van een origineel gaat de status daarvan ‘van rechtswege’ over op de reproductie.
Integrale digitalisering van de informatiehuishouding zonder structurele vervanging (dus zonder vernietiging van de originelen) schept een onwenselijke situatie: het door en naast elkaar bestaan van originele en niet-originele digitale documenten en dito papieren documenten is een bron van potentiële verwarring, ondergraaft de betrouwbaarheid van en het vertrouwen in overheidsinformatie en compliceert en belast nodeloos het archiefbeheer.
Organisaties die onder de werking van de Archiefwet 1995 vallen mogen vervanging toepassen, mits dat gebeurt met juiste en volledige weergave van de in de bescheiden voorkomende gegevens (artikel 6, eerste lid van het Archiefbesluit 1995). Gaat het om archiefbescheiden die ingevolge een vastgestelde selectielijst niet voor vernietiging (op termijn) in aanmerking komen, dan is artikel 26b van de Archiefregeling van toepassing. dit artikel treedt in werking op 1 januari 2013.
Nieuwe regels voor besluit vervanging
De machtiging voor vervanging van op grond van een geldige selectielijst te bewaren archiefbescheiden is per 1 januari 2013 komen te vervallen. Het nieuwe artikel 26b van de Archiefregeling vertoont veel overeenkomsten met hetgeen werd verwacht bij een aanvraag voor een machtiging voor vervanging.
Op grond van de toenmalige beleidsregels werd van de aanvrager verwacht dat er inzicht werd gegeven in een aantal elementen van vervanging, waaronder de reikwijdte, de technische instellingen, de gebruikte hard- en software en de kwaliteitsprocedures.
Op grond van artikel 26b moet een zorgdrager deze elementen in het besluit tot vervanging van te bewaren archiefbescheiden opnemen.
Besluit routinematige digitale vervanging
Omdat bij routinematige vervanging in beginsel alle inkomende, uitgaande en intern roulerende bescheiden van een organisatie zijn betrokken, is daar altijd een zeker bestanddeel bij inbegrepen, bestaande uit voor blijvende bewaring in aanmerking komende documenten. In het stadium van de postbehandeling is lang niet altijd duidelijk vast te stellen welke documenten zullen gaan behoren tot dossiers welke op grond van een vigerende selectielijst voor blijvende bewaring zijn aan te merken. Dit heeft tot gevolg dat het verstandig is om een besluit tot routinematige vervanging in te richten conform artikel 26b van de Archiefregeling.
Belangen cultureel erfgoed, historisch onderzoek en recht- en bewijszoekende burger
Bij het besluit tot vervanging moet de zorgdrager aangeven op welke wijze hij rekening houdt met de waarde als bestanddeel van het cultureel erfgoed, alsmede het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor de recht- of bewijszoekende burger en voor historisch onderzoek en (artikel 6, eerste lid, jo. 2, eerste lid, onderdelen c en d, van het Archiefbesluit 1995). In dit kader is het aan te bevelen om bij het besluit tot vervanging het advies van een archivaris in te winnen.
In opdracht van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is door eLaw@Leiden, Centrum voor Recht in de Informatiemaatschappij van de Universiteit Leiden, een onderzoek uitgevoerd naar de juridische risico’s van vervanging door digitalisering. Het naar aanleiding daarvan verschenen rapport “Risico’s van substitutie. Inventarisatie van risico’s en handreikingen voor reductie van risico’s in geval van substitutie bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties”, biedt een handvat voor het in kaart brengen van mogelijke risico’s voor overheidsorganisaties bij het nemen van een besluit tot vervanging van archiefbescheiden. De conclusie in het rapport van eLaw is dat er ingevolge de huidige wet- en regelgeving geen overwegende bezwaren bestaan tegen routinematige, digitale vervanging, voor zover zorgdragers hun eigen informatiehuishouding op orde hebben.
