Naast het MoReq-model voor een ARMS onderscheiden we ook een 'electronic document and records management Systeem' (EDRMS). Deze softwareapplicatie houdt het midden tussen een documentmanagementsysteem en een recordsmanagementsysteem. Er kunnen archiefbescheiden in papieren en digitale vorm mee worden beheerd en de applicatie beschikt over een functionaliteit voor het afhandelen van documenten.
Verschil tussen softwareapplicaties
Ondersteunende softwareapplicaties op het gebied van documentbeheer zijn ofwel documentgeoriënteerd ofwel gericht op recordsmanagement:
- Documentgeoriënteerd: met onder andere versiebeheer, afhandeling ervan in een werkproces, terugzoeken, routering.
- Gericht op recordsmanagement: hierbij ligt het accent veel meer op de relatie tussen documenten en het bedrijfsproces waarin ze een rol spelen, de samenhang tussen documenten vanuit dat perspectief (dossierbeheer bijvoorbeeld), en de authenticiteit en betrouwbaarheid van archiefbescheiden (inclusief documenten). Hierbij worden ook de activiteiten met de documenten gedocumenteerd (met metadata), zodat later kan worden gereconstrueerd wat er precies gebeurd is, ook in het beheer.
De oplossing hiervoor wordt vaak gezocht in de vorm van een audit trail of logboek. Een dergelijke oplossing is in de regel echter te systeemafhankelijk. Beter is gebruik te maken van een set metadata.