Voor de totstandkoming van internationale standaarden werkt het Nationaal Archief actief samen met de International Organization for Standardization (ISO). Ook speelt het Nationaal Archief een rol bij de ontwikkeling van de NEN-ISO, de Nederlandse bewerking van de ISO-norm.
Definitie recordmanagement
De NEN-ISO 15489-1-standaard van 2001 is gericht op recordsmanagement voor de rijksoverheid en het bedrijfsleven. Hierin wordt recordsmanagement omschreven als: ‘Het ontwikkelen van een beleid, waarmee wordt voldaan aan de behoefte van een organisatie om met betrekking tot haar activiteiten te kunnen beschikken over bewijs, verantwoording te kunnen afleggen en informatie te hebben.’ De standaard stelt het recordsmanagement nadrukkelijk in dienst van de taken of functies die een organisatie uitvoert en de risico's die zij loopt als er geen goede archivering zou plaatsvinden.
In 2001 heeft het Nederlands Normalisatie Instituut de Internationale norm voor informatie- en recordsmanagement in het Nederlands vertaald. NEN-ISO 15489 is een omschrijving van stappen die leiden tot een doelmatige inrichting van de informatiehuishouding, afgestemd op de taken van de organisatie. De standaard is op een tamelijk hoog abstractieniveau geformuleerd, zodat er voldoende ruimte is voor vertaling naar specifieke organisaties.
In de standaard komen onder meer aan de orde:
- beleid
- toedeling van verantwoordelijkheden
- voordelen van goed informatiebeheer
- een methode voor implementatie van de standaard
- de verschillende processen van informatiebeheer
- kwaliteitsbewaking en auditing
- opleiding
Kader
De standaard biedt organisaties een kader voor het formuleren van eisen voor goed recordsmanagement. Ondersteunende software is daarbij van belang maar het gaat vooral ook om organisatorische aspecten als de verantwoordelijkheden binnen de organisatie, van management tot alle medewerkers die een rol spelen bij informatiebeheer spelen. Vuistregel is dat iedere organisatie, of beter ieder (type) bedrijfsproces, specifieke eisen stelt aan recordsmanagement en dat die leidend moeten zijn voor de inrichting ervan.
Analyse
Aan het formuleren van informatiebeleid gaat een analyse vooraf. Bepaald moet worden welke documenten nodig zijn bij welke taken en aan welke eisen deze documenten moeten voldoen. Ook is het van belang te kijken hoe bedrijfsprocessen effectiever / efficiënter kunnen worden ingericht. Bovendien moeten de risico's van het ontbreken van betrouwbare en gezaghebbende documenten worden ingeschat. De conclusies van deze analyse leiden tot de formulering van een informatiebeleid.
Een gerelateerde NEN-ISO norm is de NEN-ISO 26122 Werkproces analyse (Informatie en documentatie - Analyse van de werkprocessen voor records:2008).