De sets functionele eisen voor recordsmanagementapplicaties die in omloop zijn, beperken zich tot eisen aan recordsmanagementsoftware. Ze sluiten niet aan bij de eerder genoemde NEN-ISO 15489-1 standaard, omdat zij voor die tijd zijn ontstaan. Dat geldt zowel voor de DoD 5015.2 als voor de hieronder genoemde MoReq-sets.
Software voor recordmanagement
De Archiefschool ontwikkelde een set functionele eisen voor informatie- en archiefmanagement van overheidsorganisaties. De set formuleert op hoofdlijnen de voorwaarden waaraan de archivering moet voldoen om de informatievoorziening, met inachtneming van het Nederlands archiefrecht, in overeenstemming te brengen met de NEN-ISO 15489-1 standaard. De set functionele eisen vormde de basis voor softwarespecificaties die de Archiefschool ontwikkelde voor Records Management Applicaties voor de Nederlandse Overheid (ReMANO). Voor ReMANO zijn de Model Requirements for the management of electronic records (MoReq, zie hieronder) het primaire uitgangspunt. De structuur daarvan is vrijwel ongewijzigd overgenomen. Kijk voor meer informatie op de publicatielijst van de Archiefschool. In dit kader is ook NEN-ISO 2082, Records management functionaliteit in systemen, van belang (Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur).
Internationale eisen
Ook de Europese Commissie en het Amerikaanse Ministerie van Defensie benoemden eisen en specificaties waaraan informatiesystemen en informatiebeheer moeten voldoen:
- MOREQ - Model requirements for the management of electronic records, is ontwikkeld in opdracht van de Europese Commissie. MoReq is een model voor het management van electronic records dat de relaties beschrijft tussen classificaties, records, documenten en bewaartermijnen. Het is toepasbaar op zowel digitale als hybride records (records die zowel digitale als papieren bestanden bevatten). MoReq gaat uit van een ARMS (Electronic Records Management Systeem) en beschrijft hoe een ARMS zou moeten functioneren. Bovendien worden in Moreq ook non-functionele requirements beschreven zoals document management, workflow, digital preservation en andere gerelateerde aspecten. Lees meer over MoReq.
- Standaard van het Department of Defence. DoD 5015.2-STD van 19 juni 2002. De versie uit 1998 van deze standaard is door het ministerie van Verkeer en Waterstaat vertaald in het Nederlands. De genoemde standaarden richten zich vooral op de softwarespecificaties van een recordsmanagementapplicatie (RMA).
- Met - DIRKS - Designing and Implementing Recordkeeping Systems ontwierp de Australische overheid een methodologie voor kwaliteitsverbetering van de Documentaire Informatievoorziening en voor het implementeren van een recordsmanagementapplicatie (RMA). Lees meer over DIRKS op de website van de National Archives fo Australia.
MoReq 2010 gepubliceerd
De NEN 2082 en MoReq 2 geven vooral specificaties voor functionaliteiten van record keeping systemen. Inmiddels is MoReq 2010 gepubliceerd, waarin daarnaast ook aandacht is voor bijvoorbeeld het beheren van records via webservices (zoals het toevoegen van metadata). Dit speelt meer in op de ontwikkeling van intergraal informatiemanagement, waarbij niet één recordsmanagementsysteem centraal staat, maar juist de verbinding tussen verschillende systemen binnen een organisatie waarin records gevormd en beheerd worden. Meer informatie over specificatie en de tekst van MoReq 2010 zelf is te vinden op: http://moreq2010.eu