Nationaal Archief (Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap)

Archieven Portaal Europa nu officieel in gebruik

Het APEnet project is afgesloten - lang leve het Archieven Portaal Europa!

Op 12 januari 2012 is in Madrid, tijdens de vierde en laatste algemene vergadering van het APEnet-project-consortium, inmiddels bestaande uit de nationale archieven van 19 Europese landen en Europeana Foundation, het APEnet project succesvol afgesloten met de officiële presentatie van de productie versie van het Archieven Portaal Europa: www.archivesportaleurope.net.

Momenteel biedt het Archieven Portaal Europa ca. 14 miljoen beschrijvingen van archiefstukken, bijeengebracht door zo’n 60 Europese archiefinstellingen, die toegang geven tot meer dan 63 miljoen digitale representaties. Daarmee is het portaal een belangrijke speler geworden binnen de Europese cultureel erfgoed sector.

State-of-the-art-functies ontsluiten content van Europese archiefinstellingen

Sinds de lancering van de eerste pilot-versie van het Archieven Portaal Europa in januari 2011, heeft het APEnet team continue gewerkt aan de verbetering van het portaal, vooral gericht op gebruiksvriendelijkheid en meertaligheid, en dit heeft geleid tot een volledig functioneel en goed gedocumenteerd portaal met state-of-the-art-functies zoals:

  • Uitgebreide auto-aanvulling en auto-suggestiefunctionaliteit op basis van de volledige inhoud van het portaal, om gebruikers te helpen bij het zoeken in de enorme hoeveelheid archiefmateriaal, door verwante of soortgelijke zoektermen aan te bieden.
  • Navigerend zoeken, een innovatieve manier van zoeken, die gebruikers in staat stelt specifieke landen en archiefinstellingen voor hun zoekopdracht te selecteren en het tevens mogelijk maakt door het beschikbare archiefmateriaal te bladeren via de oorspronkelijke structuren, waarbij op elk moment directe toegang mogelijk is tot de volledige weergave van alle archievenoverzichten en toegangen.
  • Een gebruiksvriendelijke ’Lijst weergave’ voor het geven van toegang tot zoekresultaten op een Google-achtige manier, met een verscheidenheid aan opties voor het sorteren of verfijnen van zoekresultaten, aangeboden naast de meer traditionele’ Context weergave’ die zoekresultaten weergeeft in de context van het archievenlandschap.
  • Een slimme preview-functie die toegang geeft tot extra informatie over de zoekresultaten in de pagina's van de ‘Lijst weergave’ en de ‘Context weergave’, zodat een gebruiker die pagina’s niet meteen hoeft te verlaten om te beoordelen of een zoekresultaat interessant is of niet.
  • Een basisgebruikersregistratiefunctionaliteit die gebruikers in staat stelt om hun zoekopdrachten op te slaan voor later gebruik.
  • Een uitgebreide helpfunctie of navigatiegids in verschillende talen, die de belangrijkste functionaliteit van het portaal tot in detail beschrijft.
  • Een verbeterd ‘Gids’-gedeelte dat nu ook opname van informatie over archiefinstellingen die nog niet aan het Archieven Portaal Europa bijdragen toe staat en dus een begin maakt met het volledig documenteren van het Europese archievenlandschap, nog eens extra gevisualiseerd in een Google map.

Volledige controle over eigen content voor deelnemende archiefinstellingen

Het meest zichtbare deel van het Archieven Portaal Europa is natuurlijk het front-end, waarin alle archiefmateriaal doorzoekbaar wordt aangeboden, maar minstens zo belangrijk is het back-end van het portaal, het zogenaamde ‘Dashboard’, dat het APEnet-team zo heeft opgezet dat alle deelnemende archiefinstellingen hun gegevens gemakkelijk zelf volledig kunnen beheren. Zij bepalen dus zelf welke content ze via het Archieven Portaal Europa aanbieden en kunnen die content bijwerken zo vaak ze maar willen en zij bepalen ook zelf welke content ze via het portaal doorsturen naar Europeana.

Om de APEnet-consortiumpartners vertrouwd te maken met de functionaliteit van het Dashboard, had het APEnet team al geruime tijd een complete demo-omgeving van de Archieven Portaal Europa software actief op een speciale server van het Nationaal Archief. Deze demo-omgeving, de zogenaamde ‘Content Checker’, bevatte alle functionaliteit van het ‘echte’ Archieven Portaal Europa (met uitzondering van de OAI-PMH functionaliteit) en bood de partners de gelegenheid alle mogelijkheden van data-administratie en -publicatie via het Archieven Portaal Europa te verkennen zonder gevolgen voor hun gegevens in de ‘echte’ portaal omgeving.

Het APEnet-team kan melden dat het deze Content Checker dienstverlening zal voortzetten en niet alleen voor alle APEnet consortium partners, maar ook voor elke instelling die archiefmateriaal beheert en die geïnteresseerd is in de mogelijkheden van het Archieven Portaal Europa als publicatieplatform.

APEnet krijgt een vervolg: APEx

Terwijl het APEnet-technische team druk bezig was de productie versie van het Archieven Portaal Europa op tijd op te leveren, onderhandelde het APEnet-projectmanagementteam met de Europese Commissie over de financiering van een driejarig vervolgproject, APEx (Archives Portal Europe network of eXcellence).

Het APEx-project zal het werk van het APEnet-project voortzetten, maar zal zich vooral richten op het uitbreiden van het Archieven Portaal Europa netwerk door meer partners / meer landen aan boord te krijgen en door regionale en lokale instellingen die archiefmateriaal beheren te helpen hun content via het Archieven Portaal Europa te publiceren en desgewenst door te sturen naar Europeana. De eerste genoemde doelstelling is al min of meer bereikt, want het APEx-project-consortium bestaat uit de nationale archiefinstellingen van 28 Europese landen, plus ICARUS.

Naar verwachting zullen de onderhandelingen met de EU met succes kunnen worden afgesloten via de ondertekening van een subsidieovereenkomst half februari, waarna het APEx-project officieel van start zal gaan op 1 maart 2012. Kort daarna zal er een reeks kick-offbijeenkomsten worden georganiseerd door het Nationaal Archief, dat het voortouw zal nemen in het nieuwe project. Meer informatie over het APEx-project zal te zijner tijd beschikbaar komen op: www.apex-project.eu

Meer informatie?

Lees de volledige laatste nieuwsbrief van het APEnet project (Engels).
Lees de belangrijkste rapporten van het APEnet project (Engels).

Contactpersoon voor het aanbieden van content aan het Archieven Portaal Europa (en de Content Checker):
Wim van Dongen (wim.van.dongen@nationaalarchief.nl)

Contactpersoon voor het vervolgproject APEx:
Gerrit de Bruin (gerrit.de.bruin@nationaalarchief.nl)