Nationaal Archief (Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap)

Beslismodel voorbereiding digitalisering

Op het moment dat besloten is om een archiefbestand te gaan digitaliseren, begint de fase van het voorbereiden van de te digitaliseren objecten, ofwel het 'digitaliseringsklaar' maken. Dat houdt in dat de stukken geschikt gemaakt worden om op de gekozen manier te kunnen digitaliseren. In veel gevallen zal men een bookscanner gebruiken. Dit is een scanner waarbij het te digitaliseren object op een boekenwip ligt en van onderaf tegen een glasplaat gedrukt wordt. Een object is 'digitaliseringsklaar' wanneer het veilig hanteerbaar is voor de digitaliseerder en er zoveel als mogelijk is gedaan om verlies van informatie, zowel fysiek als op het digitale beeld, door het scannen te voorkomen. Dat betekent dat vouwen en opgekrulde randen moeten worden gevlakt, scheuren gerepareerd, maar ook dat de juiste volgorde bepaald moet worden van losbladig materiaal. Bij gebonden materiaal moet bekeken worden of de band geen belemmering vormt voor de digitalisering.

Belang van originele vorm en informatie

Soms blijkt tijdens deze voorbereiding dat een object eigenlijk niet geschikt is voor digitalisering met een bookscanner. Het gaat dan meestal om gebonden objecten: de band kan niet goed open of de documenten zijn zodanig gebonden dat de tekst niet goed leesbaar is. Ook kunnen briefjes op elkaar zijn geplakt, waardoor de onderliggende tekst niet goed gescand kan worden. In zulke gevallen is het van belang tijdens de voorbereiding van de digitalisering een afweging te maken wat belangrijker is: de originele vorm van het object of de informatie die het bevat. Het is natuurlijk altijd mogelijk om banden uit elkaar te halen of briefjes los te halen, maar welke impliciete informatie gaat daarbij verloren? Weegt de grotere toegankelijkheid van een gedigitaliseerd archiefstuk op tegen het verlies van de originele vorm?

Beslissingen inzichtelijk maken

Om de overwegingen die een rol spelen bij deze behandelingsbeslissingen inzichtelijk en overzichtelijk te maken, zijn de vragen die tijdens dit proces gesteld (moeten) worden in een schema gezet. Aan de hand van dit zogenoemde 'Beslismodel voorbereiding digitalisering' kan gemakkelijker besloten worden welke methode gekozen moet worden bij het 'digitaliseringsklaar' maken. Soms leidt het doorlopen van de vragen uit het model tot de uitkomst 'niet digitaliseren'. Dat betekent meestal: wachten met digitaliseren tot een meer geavanceerde manier van digitalisering mogelijk is (zowel technisch als financieel), waarbij de originele vorm van het object geen hindernis meer is.

Vraag-en-antwoord schema

Het beslismodel is ontwikkeld in de vorm van een vraag-en-antwoord schema. Hieronder volgt een nadere toelichting op de achtergrond van en/of de gebruikte terminologie in deze vragen.

  • Is de materiële staat van het object goed genoeg om gedigitaliseerd te kunnen worden?
  • Is het object raadpleegbaar, in de zin van leesbaar?

Hiermee stellen we direct de twee basisvragen: als de materiële staat van het object slecht is, zal eerst conservering of restauratie moeten plaatsvinden, voordat de digitalisering kan beginnen. Vaak kan tijdens deze behandeling rekening gehouden worden met het feit dat er gedigitaliseerd gaat worden.
Als het object niet raadpleegbaar (in de zin van niet leesbaar) is, zal het voorafgaand aan de digitalisering leesbaar gemaakt moeten worden. Ook dan kan men bij de manier waarop dat gebeurt rekening houden met de wens om te digitaliseren. Nog niet opengesneden bladzijden kunnen dan bijvoorbeeld worden opengesneden. In deze gevallen is het bewerkstelligen van leesbaarheid belangrijker dan het behoud van de originele vorm, omdat eerste doel van bewaren van archiefstukken immers is, dat de informatie erin beschikbaar is.

  • Is de verschijningsvorm van het object geschikt om te digitaliseren?
  • Kan de manier van digitaliseren aangepast worden aan de verschijningsvorm van de te digitaliseren objecten?
  • Is verlies van informatie tijdens de digitalisering acceptabel?

Zoals hiervoor al gezegd, leent niet elk object zich voor digitalisering door middel van een bookscanner, omdat het bijvoorbeeld niet goed genoeg open kan of gewoonweg te dik is. Voor dergelijke objecten moet men zoeken naar andere mogelijkheden voor digitalisering.
Een andere optie is om een deel van het object niet of dan misschien (gedeeltelijk) minder scherp te scannen. Of dat mogelijk en wenselijk is, hangt af van de hoeveelheid en de aard van de informatie die daarbij digitaal verloren gaat of minder goed leesbaar is. Kunnen die gegevens nog op een andere manier beschikbaar gesteld worden, zijn ze af te leiden uit de context, etc.

  • Voegt de verschijningsvorm van het object waarde toe of heeft zij een eigen waarde?
  • Is waardeverlies acceptabel?

Een gebonden deel is geen gebonden deel meer als de band tijdens het 'digitaliseringsklaar' maken verwijderd is. Als het om een veel voorkomende band gaat zonder specifieke kenmerken, die deel uitmaakt van een serie van meer van dergelijke banden, dan hoeft het geen bezwaar te zijn de band uit elkaar te halen. Maar als het om een speciale band gaat, die op een bijzondere wijze met het boekblok verbonden is, of door een bekende boekbinder is gemaakt, dan kan de vorm van het object wel degelijk een bijzondere waarde toevoegen aan het object. Wanneer dat geheel aangetast wordt, is er sprake van onwenselijk waardeverlies aan het object. Op dat moment is het nodig de afweging te maken of een bredere toegankelijkheid van de digitale versie van het object belangrijker is dan het behoud van de oorspronkelijke verschijningsvorm ervan. Die keuze heeft grote consequenties, dus het is van belang daarbij een bewuste en afgewogen keuze te maken.

  • Is het mogelijk de oorspronkelijke vorm te herstellen?
  • Is het wenselijk de oorspronkelijke vorm te herstellen?
  • Is daar budget voor?

Een complex gebonden band of een zegel dat losgehaald is, is lastig in de oorspronkelijke staat terug te brengen. Bij andere objecten kan dat gemakkelijker zijn. Als de wens is om het fysieke object na digitalisering zo veel mogelijk in zijn oorspronkelijk vorm te herstellen, is het goed daarover van tevoren al na te denken. De documentatie vooraf zal veel gedetailleerder moeten zijn om de oorspronkelijke situatie zo goed mogelijk te kunnen reconstrueren. Uiteraard moet het digitaliseringsbudget dan ook ruimte laten voor de kosten van restauratie achteraf.

Reacties en commentaar

Dit beslismodel is bedoeld om in de dagelijkse praktijk mee te werken, en staat daarom open voor aanpassingen aan nieuwe inzichten of op basis van nieuwe ervaringen. Reacties, commentaar en aanvullingen zijn daarom zeer welkom. U kunt daarvoor contact opnemen met Gabriëlle Beentjes, senior adviseur conservering bij de afdeling Restauratie & Conservering van het Nationaal Archief via gabrielle.beentjes@nationaalarchief.nl