Nationaal Archief (Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap)

Samenwerkingsconvenant Voorbereiding Implementatie e-Depot van het Nationaal Archief en de Regionale Historische Centra 2011-2012

Achtergrond

Tijdens het 263e Convent van directeuren van de 11 Regionale Historische Centra (RHC’s) en het Nationaal Archief is een convenant ondertekend. Deze overeenkomst is het startschot voor de fase 'Voorbereiding Implementatie e-Depot'. Door de ondertekening van het convenant spreken alle betrokken partijen de ambitie uit om te komen tot optimale afstemming van ieders taken en een optimale inrichting van het proces dat is gericht op de voorbereiding van de implementatie van een gemeenschappelijk e-Depot bij alle Regionale Historische Centra.

Dat betekent dat alle partijen de kennis, capaciteit en middelen zullen leveren, die nodig zijn om een aantal resultaten te bereiken, die uiteindelijk moeten leiden tot de implementatie van een e-Depot. Dit initiatief is een onderdeel van de samenwerking op het gebied van e-archivering tussen de RHC’s en het Nationaal Archief die in meerdere pilots is vormgegeven.
(Lees het Evaluatierapport van het voortraject.)

Partijen

Het convenant is ondertekend door de directeuren van alle RHC’s, die zijn verenigd in het Convent, dus:

  • Brabants Historisch Informatie Centrum
  • Drents Archief
  • Erfgoedcentrum Nieuw Land
  • Gelders Archief
  • Groninger Archieven
  • Het Utrechts Archief
  • Historisch Centrum Overijssel
  • Noord-Hollands Archief
  • Regionaal Historisch Centrum Limburg
  • Tresoar
  • Zeeuws Archief
  • Nationaal Archief

Doel

Het doel van het convenant is het vastleggen van een aantal werkafspraken voor het traject van de implementatie van een gemeenschappelijk e-Depot, dat nu van start gaat.

Inrichting

Het convenant maakt een onderscheid tussen een strategisch, een tactisch en een operationeel niveau:

  • Strategisch overleg is belegd bij het Convent van directeuren van de Regionale Historische Centra en het Nationaal Archief;
  • Tactisch overleg vindt plaats in een stuurgroep,die is samengesteld uit vertegenwoordigers uit het Convent;
  • Operationeel overleg gebeurt in een werkgroep ‘Voorbereiding Implementatie’, die in een landelijke overlegstructuur werkt aan de gezamenlijke voorbereiding. De werkgroep bestaat uit medewerkers van alle RHC’s en het Nationaal Archief.

De afspraken die de werkgroep 'Voorbereiding Implementatie' maakt moeten niet alleen werkbaar en uitvoerbaar zijn, maar ook breed worden gedragen. Om daaraan tegemoet te komen en ook om de onafhankelijke positie van de deelnemende partijen te waarborgen, heeft de werkgroep de mogelijkheid om extern advies in te winnen.

Resultaten

De concrete resultaatgebieden, die in het convenant worden benoemd, zijn:

  • het beschrijven en aanpassen van de (digitale) archiveringsprocessen van de Regionale Historische Centra;
  • het beschrijven van een generieke informatiearchitectuur voor de Regionale Historische Centra;
  • het opstellen van toepassingsprofielen metagegevens voor de provinciale en gemeentelijke overheid en de waterschappen;
  • het opstellen van een opleidingsplan en het ontwikkelen van opleidingsmodules digitaal archiveren voor medewerkers in de Regionale Historische Centra.

In een Werkagenda 2011-2012 zijn deze resultaten specifieker beschreven.

Financiën

Het convenant verplicht elk van de deelnemende partijen voldoende capaciteit vrij te maken om de afgesproken resultaten ook daadwerkelijk te kunnen behalen. Voor kleine kosten en ondersteuning op het gebied van communicatie is een beperkt budget vrijgemaakt voor de periode 2011-2012 ten behoeve van de 'Voorbereiding Implementatie'.

Contact

Meer weten over 'Voorbereiding Implementatie e-Depot Nationaal Archief - Regionale Historische Centra'?
Raadpleeg de Werkagenda of neem contact op met de werkgroepvoorzitter 'Voorbereiding Implementatie', Klaartje Pompe (klaartje.pompe@noord-hollandsarchief.nl).

Sinds enige tijd houdt de Werkgroep Voorbereiding Implementatie (WVI) ook een weblog bij. Lees meer over de laatste stand van zaken via de WVI-weblog.