Nationaal Archief (Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap)

Het besluit tot vervanging volgens de Archiefregeling

Artikel 26b van de Archiefregeling schrijft een aantal aspecten voor waarmee de zorgdrager inzage geeft in het proces en de technische inrichting van de toegepaste vervanging.

De verplichte aspecten zijn:

Aan de hand van deze aspecten verantwoordt de zorgdrager op welke manier de reproducties tot stand zijn gekomen en toont hij aan dat de reproducties een juiste en volledige weergave zijn van de originelen. Het is bovendien nodig om het duurzaam beheer van de digitale bescheiden op de langere termijn mogelijk te maken. Wanneer een aspect wijzigt en daarmee het proces of de inrichting verandert, zal de zorgdrager een nieuw besluit tot vervanging moeten nemen. 

De zorgdrager kiest zelf in welke vorm hij de aspecten beschrijft. Dat kan bijvoorbeeld in de vorm van een ‘handboek vervanging’, dat deel uitmaakt van het besluit tot vervanging. De informatie kan ook worden vastgelegd in meerdere afzonderlijke documenten. Deze keuze hangt samen met de inrichting van het werkproces van vervanging en de structuur van het informatiebeheer. De beschrijving zal wel altijd onderdeel zijn van het besluit.

Reikwijdte van het vervangingsproces

Hiertoe worden in elk geval gerekend een opgave van de organisatieonderdelen en de categorieën archiefbescheiden waarvoor het vervangingsproces geldt. In het besluit moet de zorgdrager beschrijven voor welke organisatieonderdelen de werkwijze gaat gelden en voor welke categorieën archiefbescheiden, bijvoorbeeld tekstdocumenten, kaarten of foto’s. Ook wordt hier beschreven welke archiefbescheiden niet worden vervangen, en hoe dat wordt bepaald. Zie voor dit laatste punt verder onder Cultureel erfgoed, historisch onderzoek, burgerbelang.

Inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en de randapparatuur

De zorgdrager beschrijft hoe de technische infrastructuur voor het scanproces is ingericht. Hieronder vallen o.a. scanners, opname-apparatuur, beeldschermen, hardware, netwerkverbinding, etc. De prestaties van de hardware en de kwaliteit van de reproducties zijn afhankelijk van de hele infrastructuur die rond het vervangingsproces is ingericht. Daarom is het ook essentieel om de instellingen voor de apparatuur op elkaar af te stemmen en te beschrijven.

Software en gekozen instellingen

De software die gebruikt wordt binnen het scanproces moet zijn beschreven, evenals waarvoor deze software gebruikt wordt en met welke instellingen dit gedaan wordt. Door inzicht te geven in de ontstaansgeschiedenis van een bestand kan namelijk ten alle tijden de authenticiteit en kwaliteit van de digitale archiefbescheiden getoetst en beoordeeld worden. Dit is van belang om het duurzame beheer van de reproducties op lange termijn mogelijk te maken.

Criteria voor de keuze van reproductie in kleur, grijswaarden of zwart-wit

De zorgdrager moet beschrijven op basis van welke criteria de keuze gemaakt wordt tussen scanning in kleur en scanning in grijswaarden of zwart-wit, en welke functionaris deze keuze maakt. In veel gevallen kan kleur deel uitmaken van de informatieve waarde van de archiefbescheiden. Een duidelijk voorbeeld is het gebruik van kleur in diagrammen of op kaarten. Maar ook de kleur van een handtekening of paraaf kan informatieve waarde hebben over bijvoorbeeld de status van een stuk.
Het onderscheidend criterium is de informatieve waarde van het kleurgebruik, die ook na vervanging nog steeds geïnterpreteerd moet kunnen worden. Als kleur geen informatiewaarde heeft voor het proces waarin het stuk is gebruikt, kan de zorgdrager ervoor kiezen in grijstinten te vervangen. Vervanging in grijstinten geeft een betere kwaliteit van de reproductie dan bitonaal (zwart-wit). Zowel voor kleur als voor grijstinten zal de zorgdrager van een apparaatonafhankelijk kleurprofiel gebruik moeten maken. Dit levert de beste resultaten voor een duurzame vervanging.

Wijze waarop de reproductie tot stand komt

Hiertoe wordt in elk geval gerekend: de formaten, bewerkingen, metagegevens en - indien van toepassing - de keuze van reproductie per batch (batchscanning) of per stuk.

Formaten
Tijdens het vervangingsproces vinden verschillende handelingen plaats die leiden tot de uiteindelijke reproductie die de plaats inneemt van het oorspronkelijke archiefstuk. Deze handelingen zijn van invloed op de duurzaamheid van die reproductie. Daarom is het van belang, dat gedocumenteerd wordt welke handelingen hebben geleid tot het eindresultaat van het vervangingsproces. Bij vervanging door middel van digitalisering betekent dat bijvoorbeeld dat de zorgdrager aangeeft welke bestandsformaten er gebruikt worden – zowel voor het tussenformaat als het eindformaat. Daarmee wordt het makkelijker om in de toekomst te bepalen welke strategie er nodig is om de duurzaamheid blijvend te kunnen waarborgen.

Bewerkingen
De zorgdrager moet ook verantwoording afleggen over de bewerkingen die plaats vinden tijdens het vervangingsproces, bijvoorbeeld door pagina’s recht te zetten, vlekjes te reduceren, de achtergrond witter te maken of lege pagina’s te verwijderen. Een veel besproken bewerkingshandeling is compressie. Het toepassen van compressie op een digitaal bestand reduceert de bestandsgrootte. Een compressie voegt echter een complexiteit toe aan de structuur van het te bewaren bestand. Voor duurzame opslag gaat dan ook de voorkeur uit naar een ongecomprimeerd bestand. Omdat dit niet altijd past binnen een bedrijfsstructuur moet de zorgdrager bij het gebruik van compressie aantonen dat er geen informatieverlies optreedt ten opzichte van de oorspronkelijke archiefbescheiden. Daarbij moet hij beschrijven welke compressie wordt toegepast. Hieronder verstaan we de soort compressie, lossy of lossless, compressiealgoritme en gebruikte compressie-instellingen. Daarnaast geldt ook hier dat er een open en gedocumenteerd compressiealgoritme wordt gebruikt, LZW-compressie is bijvoorbeeld niet toegestaan.

Metagegevens
De Archiefregeling schrijft onder andere voor dat aan archiefbescheiden metagegevens worden gekoppeld die informatie verschaffen over bijvoorbeeld de beheersactiviteiten die zijn uitgevoerd en de programmatuur waarmee de archiefbescheiden worden beheerd. Dit heeft ook betrekking op de reproducties die na vervanging de plaats innemen van de oorspronkelijke archiefbescheiden. De zorgdrager moet aangeven op welke manier deze metagegevens aan de reproducties worden gekoppeld.

Batchscanning
Tot slot moet de zorgdrager ook de keuze en werkwijze voor het scannen per stuk of per batch (meerdere pagina’s in 1 bestand) verantwoorden. De keuze voor het scannen per batch is namelijk weer van invloed op bijvoorbeeld de manier waarop de volledigheid van de vervanging wordt gewaarborgd en gecontroleerd.

Inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten

Hierbij gaat het om een beschrijving van de wijze en frequentie waarop de zorgdrager tijdens het vervangingsproces controleert of archiefbescheiden correct en zorgvuldig voor vervanging worden ingevoerd en door wie. Een belangrijk aspect daarbij is de wijze waarop fouten in de vervanging worden hersteld.

Proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden

Dit is een beschrijving van de bevoegdheden en de frequentie van de vernietiging.

Kwaliteitsprocedures

De zorgdrager moet beschrijven op welke manier de constante kwaliteit van het scanproces wordt geborgd en gegarandeerd. Welke kwaliteitscriteria worden er gehanteerd? Om de kwaliteit van zowel het vervangingsproces zelf als de reproducties te kunnen toetsen, moeten er objectieve en meetbare criteria worden vastgesteld. Daarbij moet hij beschrijven hoe vaak en welke controles er plaatsvinden, en wie daar verantwoordelijk voor is. Preventieve maatregelen zoals periodieke callibratie van de apparatuur en correctieve maatregelen wanneer niet aan de criteria wordt voldaan maken eveneens onderdeel uit van de kwaliteitsprocedures.
 
Artikel 16 van de Archiefregeling schrijft voor dat het beheer van de archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een kwaliteitssysteem. Het ligt voor de hand om de kwaliteitsprocedures die specifiek betrekking hebben op vervanging hieraan te ontlenen of hierop af te stemmen.