Nationaal Archief (Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap)

Procedures openbaarheid

De zorgdrager is verantwoordelijk voor het regelen van de openbaarheid van het over te dragen archief en beoordeelt zelf of er voor bepaalde documenten beperkingen aan de openbaarheid moeten worden gesteld. De algemene rijksarchivaris adviseert vervolgens. Wanneer de openbaarheid van een archiefblok beperkt wordt, moet dit in een Besluit beperking openbaarheid worden vastgelegd. Dit besluit is een bijlage van de Verklaring van Overbrenging.

Bij elke overdracht van archieven is een ondertekende Verklaring van Overbrenging vereist. Er zijn 2 varianten:

Processtappen

1.    De zorgdrager bereidt een adviesaanvraag voor als er mogelijk beperkingen aan de openbaarheid gesteld gaan worden.
De schriftelijke adviesaanvraag - gericht aan de algemene rijksarchivaris (ARA) - bevat:

  • een aanbiedingsbrief
  • een ingevuld concept Verklaring van Overbrenging met beperkende bepalingen
  • een ingevuld concept Besluit Beperking Openbaarheid
  • een goedgekeurde inventaris (alleen nodig als het om decentraal rijksarchief gaat dat naar een RHC/rijksarchiefbewaardienst wordt overgebracht)

2.    Het Nationaal Archief vraagt indien nodig om meer informatie om tot een oordeel te komen en stelt vervolgens een advies op. 

3.    De zorgdrager neemt vervolgens het besluit en zorgt dat dit gepubliceerd wordt in de Staatscourant.

4.    Indien de zorgdrager afwijkt van het advies, dan dient een motivatie opgenomen te worden, bij voorkeur in het Besluit Beperking Openbaarheid of als bijlage van het besluit. Dit bevordert de transparantie ten aanzien van de burger.

De algemene rijksarchivaris kan ook ongevraagd advies uitbrengen. Als de zorgdrager voornemens is geen beperkingen te stellen (en geen advies hoeft te vragen) kan het voorkomen dat de algemene rijksarchivaris het daar niet mee eens is. Archiefwettelijk heeft de algemene rijksarchivaris de plicht de zorgdrager op een dergelijke tekortkoming te wijzen.