Nationaal Archief (Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap)

Overdracht tussen de ICT-systemen

Om digitale archiefbescheiden te kunnen overbrengen, moeten deze uit het betreffende systeem worden geëxporteerd en in een open bestandsformaat worden aangeboden aan het Nationaal Archief.  Het is van belang dat het systeem van de aanbieder in staat is de archiefbescheiden in een open formaat te exporteren met de bijbehorende metagegevens.

Het systeem waarin de digitale archiefbescheiden door de zorgdrager worden beheerd, zal dus over zo’n  functionaliteit voor het exporteren van digitale archiefbescheiden en de bijbehorende metagegevens moeten beschikken, ongeacht of dat een documentmanagementsysteem / records management applicatie is, of een systeem dat specifiek voor een bepaald primair proces gebruikt wordt. Er is een aantal normen en standaarden waarin dergelijke functionele eisen nader worden uitgewerkt, waaronder:

  • NEN-ISO 16175 (Principes en functionele eisen voor archiefbescheiden in een elektronische kantooromgeving)
  • MoReq 2010 (Modular Requirements for Records Systems)
  • NEN 2082, de Nederlandse norm die eisen stelt aan functionaliteit voor informatie- en archiefmanagement in software.

Bij de inrichting van het archiefbeheer en de informatiehuishouding in het algemeen adviseert het Nationaal Archief uit te gaan van de eisen die worden gesteld  aan mensen, middelen, procedures etc. volgens de NEN-ISO 15489.