Nationaal Archief (Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap)

Overbrenging, vervreemding en vernietiging

Na verloop van tijd zijn gegevens niet meer nodig voor bedrijfsvoering of verantwoording. Er bestaan dan verschillende mogelijkheden:

  • vernietiging,
  • overbrenging naar een openbare archiefbewaarplaats,
  • vervreemding.

Vernietiging

De Archiefwet 1995 verplicht overheidsorganen tot het opstellen en actualiseren van selectielijsten. In een selectielijst wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging en welke voor bewaring zijn bestemd. De selectielijst geeft ook de termijnen aan waarop bepaalde archiefbestanddelen moeten worden vernietigd.

Uiteraard is het vernietigen pas toegestaan wanneer de gegevens voor organisatie en de recht- en bewijszoekende burger niet meer van belang zijn. Op basis hiervan wordt de vernietigingstermijn vastgesteld.

De Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 schrijven voor hoe een selectielijst wordt vastgesteld. Sinds 1991 gebeurt dit volgens de methode van institutioneel onderzoek. Meer hierover leest u in de rubriek selectie.

Overbrenging naar archiefbewaarplaatsen

De overheid acht het van groot belang dat haar archieven die van historisch-cultureel belang zijn, bewaard blijven en benut kunnen worden.

In de Archiefwet is hiervoor een overbrengingstermijn vastgelegd van twintig jaar. Bij de oude wet van 1962 was dit vijftig jaar. Sinds 1995 worden de archieven dus eerder voor onderzoek ter beschikking gesteld aan de samenleving. De studie naar de contemporaine geschiedenis krijgt daardoor een belangrijke stimulans. Ook de openbaarheid van bestuur is gediend met deze korte overbrengingstermijn.

De Archiefwet biedt de mogelijkheid om archieven eerder of later dan de genoemde termijn over te brengen. Hiervoor is een machtiging vereist:

  • Voor het eerder overbrengen is een machtiging van de beheerder van de archiefbewaarplaats vereist.
  • Bij het opschorten van de overbrengingstermijn is machtiging nodig van de Minister van OCenW vereist.
  • Voor de archieven die niet naar een rijksarchiefbewaarplaats worden overgebracht, moet de machtiging door Gedeputeerde Staten worden verstrekt.

Archiefbescheiden van de overheid worden overgebracht naar het Nationaal Archief in Den Haag of naar een rijksarchief/regionaal historisch centrum in de provincie:

  • Wanneer de werkzaamheden van een overheidsorgaan zich beperken tot een bepaalde provincie, worden de archiefbescheiden overgebracht naar het rijksarchief/regionaal historisch centrum in deze provincie.
  • Wanneer de werkzaamheden van het overheidsorgaan zich tot heel Nederland uitstrekken, worden de archiefbescheiden naar het Nationaal archief overgebracht.

Hier kan op worden afgeweken wanneer een archief een sterke regionale binding heeft. Het archief komt dan beter in zijn regionale context tot recht. Daarnaast kan een evenredige verdeling van archieven over archiefbewaarplaatsen wenselijk zijn.

In het Koninklijk Besluit van 1 mei 2001 is vastgelegd van welke overheidsorganen het archief naar een rijksarchief/regionaal historisch centrum wordt overgebracht. Dit zijn onder andere justitiële inrichtingen en openbare universiteiten. Zonder deze aanwijzing zou het Nationaal Archief de aangewezen archiefbewaarplaats zijn.

Overbrengen betekent dat deze archieven voor 'eeuwig' bewaard blijven. Voor deze archieven moeten voorzieningen worden getroffen. Er mag na ten minste 100 jaar geen noemenswaardige achteruitgang te constateren zijn bij het raadplegen. Voor het treffen van deze voorzieningen zijn de betreffende zorgdragers verantwoordelijk. Zowel voor papier, microfilm als digitale gegevensdragers zijn inmiddels nadere eisen geformuleerd. Deze zijn vastgelegd in de ministeriele regeling duurzaamheid.

Om de overgebrachte archieven voor eeuwig te kunnen bewaren, worden er ook eisen gesteld aan de openbare archiefbewaarplaatsen. De exacte eisen voor de bouw en inrichting van archiefbewaarplaatsen zijn vastgelegd in de ministeriële regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen.

Niet alleen de duurzaamheid van archiefbescheiden en de bewaarcondities moeten aan bepaalde voorwaarden voldoen. Ook van belang is dat de archiefbescheiden geordend en toegankelijk zijn. Hiervoor hebben het Nationaal Archief en de archiefbewerkingsorganisatie Doc-Direct gezamenlijk normen opgesteld, zowel voor het maken van de inventaris als ten aanzien van de materiële staat van archieven. Deze zogenaamde normenbladen zijn voor elke zorgdrager zeer bruikbaar."

Vervreemding

Art. 8 van de Archiefwet biedt de zorgdrager de mogelijkheid tot vervreemding. Dit houdt in dat hij zijn archiefbescheiden niet overbrengt naar een archiefbewaarplaats maar overdraagt aan een ander overheidsorgaan. In de praktijk komt dit nauwelijks voor.

Voor een vervreemding is een machtiging vereist. Deze wordt verstrekt door de minister van OC&W of op zijn voordracht door een andere minister.

Soms vindt vervreemding plaats op grond van een in de wet- en regelgeving vastgelegd voorschrift. Dit kan het geval zijn wanneer een bepaald overheidsorgaan wordt opgeheven en een ander orgaan zijn taken overneemt.

Naast vervreemding door een overheidsorgaan, bestaat de mogelijkheid dat de Minister van OC&W overheidsarchieven vervreemdt die in een rijksarchiefbewaarplaats berusten. Dit kan alleen met een machtiging van degene die deze archieven heeft overbracht of ter uitvoering van een in de wet- en regelgeving vastgelegd voorschrift.

Vervreemding door een zorgdrager of de Minister van OC&W komt nauwelijks voor. Het Nationaal Archief vervreemdt daarentegen regelmatig archieven. Het gaat hier om archieven die ooit in bewaring zijn gegeven en nu worden teruggeven aan gemeente- en streekarchieven in Zuid-Holland.