Nationaal Archief (Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap)

Selectieaanpak archiefachterstand

Het Rijk werkt steeds meer digitaal, maar heeft nog een flinke klus om de ‘papieren’ archieven uit de periode 1975-2005 veilig te stellen. Zo’n 175 strekkende kilometer moet de komende jaren bewerkt worden. De bewerkingsorganisatie Doc-Direkt voert het werk in opdracht van de departementen uit. De Ministerraad heeft daartoe in 2009 extra middelen beschikbaar gesteld. In 2019 moeten de werkzaamheden zijn voltooid.

Het departement BZK treedt namens alle departementen op als gemandateerd opdrachtgever en heeft de regie op het project.

Departementen, Doc-Direkt en het Nationaal Archief maken afspraken over de concrete uitvoering in het ketenoverleg.

Regie

Het ministerie van BZK is niet alleen eigenaar van Doc-Direkt. BZK treedt namens de departementen ook op als opdrachtgever aan Doc-Direkt bij het wegwerken van de achterstanden. Om die taak goed te vervullen is een stuurgroep ingericht, de Stuurgroep Archief Achterstanden (SGAA). Daarin zitten de gemandateerd opdrachtgever (BZK), de directeur Doc-Direkt, de directeur van het Nationaal Archief en een vertegenwoordiger (BUZA) namens de departementen. De stuurgroep bepaalt de strategie en planning.
In het verlengde van de stuurgroep opereert de Werkgroep Archief Achterstanden (WGAA). De werkgroep is eveneens samengesteld uit vertegenwoordigers van BZK, Doc-Direkt, Nationaal Archief en departementen. De werkgroep adviseert de stuurgroep met name over de prioritering en planning van het werk en signaleert knelpunten in de keten voor de SGAA.

Ketenoverleg

De sleutel van het succes zit in een goede voorbereiding. In het overleg verkennen departement, Doc-Direkt en Nationaal Archief de wensen en mogelijkheden voor de volgorde waarin projecten worden aangepakt. Geprobeerd wordt om daarbij met alle verschillende belangen rekening te houden maar wel zo efficiënt en effectief mogelijk te werken.
Ook elk bewerkingsproject wordt voorbereid in het Ketenoverleg.

Afspraken

In het Ketenoverleg overleggen departement, Doc-Direkt en het Nationaal Archief over de afbakening van elk project, kijken naar specifieke aandachtspunten en maken concrete afspraken over de bewerking van een archief:

  • gezamenlijk clusteren van de archiefbestanden in logische te bewerken eenheden
  • opstellen archiefbewerkingsplan en goedkeuring
  • monitoren bewerking, eventuele knelpunten bespreken
  • efficiënt en effectief openbaarheid regelen.

Doc-Direkt

Doc-Direkt is een shared service organisatie (SSO) van het ministerie van BZK. Doc-Direkt is in 2010 in het leven geroepen voor het beheren en bewerken van de papieren archieven van het Rijk. Doc-Direkt heeft vestigingen in Den Haag, Apeldoorn en Winschoten. De Centrale Archief Selectiedienst in Winschoten is opgegaan in Doc-Direkt.

Contactpersoon voor Doc-Direkt bij het Nationaal Archief is Rob Kramer.