Om te bepalen of archiefbescheiden moeten worden bewaard of vernietigd, vindt een waardering plaats. Daarbij wordt gelet op het belang van de gegevens voor de bedrijfsvoering van de organisatie. Ook wordt gekeken naar de informatiewaarde voor de overheid als geheel. De selectie van archiefbescheiden is een belangrijke voorwaarde voor een goede informatiehuishouding.
Brief over archiefselectie aan Tweede Kamer
In december 2010 hebben staatssecretaris Zijlstra (Onderwijs, Cultuur en Wetenschap) en minister Donner (Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties) de Tweede Kamer geïnformeerd over de waardering en selectie van archief. In deze Tweede Kamer brief komen de volgende onderwerpen aan de orde:
Digitale samenleving
De overheid werkt net als de rest van Nederland steeds minder met papier. Het is de bedoeling dat de ministeries over vijf jaar volledig digitaal werken. Dat heeft verstrekkende gevolgen voor de informatiehuishouding van het rijk. Anders dan bij papieren dossiers is het bij digitale bestanden niet mogelijk om twintig jaar te wachten met de selectie, bewerking en overbrenging van het materiaal aan het Nationaal Archief. Tegen die tijd is het digitale materiaal al voorgoed verloren. Verschillende instanties als de Algemene Rekenkamer en de Raad voor Cultuur wijzen al langer op het gevaar van overheidsdementie.
In een digitale omgeving moet al bij de creatie van overheidsdossiers worden vastgesteld of de informatie bewaard dient te blijven, en zo ja, hoe lang. De nieuwe selectieaanpak biedt handvatten om die afweging direct en systematisch te maken. In een digitaal depot (het e-Depot) kan het materiaal vervolgens duurzaam worden bewaard, beheerd en ontsloten voor ambtelijke medewerkers en de burger.
Wegwerken achterstanden
Voor afgesloten papieren overheidsdossiers die na twintig jaar worden overgebracht naar het Nationaal Archief, maken de departementen in afstemming met de algemene rijksarchivaris een selectie van wat wordt bewaard. De huidige werkwijze is echter zo omslachtig dat er een achterstand van honderden kilometers archief is ontstaan en het wegwerken ervan minimaal 40 jaar zou duren. De nieuwe selectieaanpak is minder theoretisch en volgt veel meer de feitelijke totstandkoming van archieven bij de afweging wat dient te worden bewaard en wat niet. De nieuwe aanpak moet het mogelijk maken dat de nieuwe archiefbewerkingsorganisatie voor het rijk, Doc-Direkt, de achterstand in 2019 heeft weggewerkt. Om zeker te weten dat bij het wegwerken van de achterstanden geen essentiële informatie verloren gaat die anders bewaard zou blijven, worden komend jaar de oude en nieuwe aanpak naast elkaar gebruikt. Daarna wordt de oude selectie- en bewerkingswijze definitief vervangen.
Openbaarheid
Het grote voordeel voor geïnteresseerde burgers, journalisten en wetenschappers is dat door het wegwerken van de achterstanden versneld een grote hoeveelheid overheidsinformatie over de periode vanaf 1975 ter beschikking komt bij het Nationaal Archief en bij de Regionale Historische Centra. In lijn met de wens van het kabinet schept de nieuwe selectieaanpak in combinatie met het e-Depot de mogelijkheid om nieuw gevormd overheidsmateriaal sneller publiek toegankelijk te maken. Bovendien worden -anders dan in de oude methodiek- maatschappelijk betrokkenen in de nieuwe aanpak gevraagd mee te denken over wat voor toekomstige generaties moet worden bewaard. Al met al draagt de nieuwe selectieaanpak dus bij aan een transparantere overheid.
Andere overheidslagen
De nieuwe waarderings- en selectie-instrumenten zijn niet alleen bruikbaar voor de ministeries. Ook provincies, gemeenten en waterchappen kunnen er gebruik van maken. Het komende jaar zal worden gebruikt om daarover met de verschillende overheidslagen in overleg te treden.
Lees de Tweede Kamer-brief over archiefselectie en de Bijlage bij de brief.