Nationaal Archief (Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap)

Procedure selectielijst

De procedure voor het opstellen van een selectielijst is gebaseerd op de artikelen 5 en 9 van de Archiefwet 1995 en de artikelen 2 t/m 5 van het Archiefbesluit 1995. Een overheidsorgaan is zelf verantwoordelijk voor het opstellen en indienen van een (ontwerp)selectielijst die voldoet aan de wettelijke eisen.

Hieronder worden de belangrijkste stappen van de procedure geschetst.

Indieningsbrief

De formele procedure begint op het moment dat een zorgdrager het ontwerp van de selectielijst met een indieningsbrief indient bij de juiste archivaris. Voor archiefbescheiden van de centrale overheid is dat de algemene rijksarchivaris, voor archiefbescheiden van decentrale overheden respectievelijk de provinciearchivaris, gemeentearchivaris of waterschapsarchivaris. In veel gevallen is dit overigens niet het eerste contact tussen zorgdrager en archiefbewaarplaats over de ontwerpselectielijst.

Strategisch informatieoverleg

Na indiening van de ontwerpselectielijst is er gelegenheid voor de deelnemers aan het strategisch informatieoverleg om op ambtelijk niveau hun mening over de ontwerpselectielijst kenbaar te maken. De specifieke invulling van dit overleg verschilt per type zorgdrager: departementen, ZBO's en PBO's, uitvoeringsorganisaties en decentrale overheden.

Externe deskundige

Bij het ontwerpen van een selectielijst moet een externe deskundige worden betrokken. De externe deskundige beschikt over expertise die hem of haar geschikt maakt om het belang van recht- en bewijszoekende burgers te kunnen behartigen in deze fase. De externe deskundige wordt in de gelegenheid gesteld om zijn commentaar te leveren op het ontwerp van de lijst. Zie voor meer informatie de webpagina over het Archiefbesluit.

In de bijlage vindt u de informatiefolder ‘Externe Deskundigen die betrokken zijn bij de vaststelling van selectielijsten van organisaties bij de centrale overheid’. Een folder over de benoeming en rol van externe deskundige voor de vaststelling van selectielijsten.

Terinzagelegging

In artikel 4 van het Archiefbesluit 1995 is bepaald dat op het ontwerp van een selectielijst de voorbereidingsprocedure uit de Algemene wet bestuursrecht van toepassing is. Dit betekent dat iedereen de mogelijkheid moet hebben zijn of haar zienswijze te geven. Ontwerpselectielijsten worden daarom samen met het verslag van het overleg gedurende 6 weken ter inzage gelegd in de studiezaal van het Nationaal Archief. Daarnaast worden ze op deze website van het Nationaal Archief gepubliceerd, onder Selectielijsten ter inzage.

Vaststellingsbeschikking

Vervolgens wordt een vaststellingsbeschikking opgesteld en getekend. Wie tekent is afhankelijk van het type zorgdrager. Voor centrale overheden wordt de beschikking getekend door de zorgdrager en de algemene rijksarchivaris. De vaststellingbeschikking wordt gepubliceerd in de Staatscourant.

Publicatie en inwerkingtreding

De vastgestelde selectielijst wordt gepubliceerd op deze website van het Nationaal Archief (zie Vastgestelde selectielijsten). De vaststellingsbeschikking wordt online gepubliceerd in de Staatscourant. De selectielijst is twee dagen na publicatie van de beschikking geldig.

Beroepsmogelijkheid

Na vaststelling is de selectielijst gedurende een periode van zes weken vatbaar voor beroep. Een beroep heeft geen schorsende werking: de selectielijst mag ondanks het beroep worden toegepast.