Nationaal Archief (Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap)

Het Strategisch Informatieoverleg bij decentrale overheden

Decentrale overheden (provincies, gemeenten en waterschappen) en hun gemeenschappelijke regelingen vallen onder de archiefwetgeving. Dat betekent dat ook zij een strategisch informatieoverleg (SIO) dienen te voeren, in ieder geval wanneer sprake is van een nieuwe selectielijst of vervreemding. Omdat het in dit geval archiefbescheiden betreft die bestemd zijn voor een lokale archiefbewaarplaats, heeft niet de algemene rijksarchivaris, maar de gemeentearchivaris, provinciearchivaris of waterschapsarchivaris zitting in dit overleg.

Als provincies, gemeenten of waterschappen gezamenlijk een selectielijst willen laten vaststellen, kunnen zij volstaan met het aanwijzen van een verantwoordelijk functionaris voor het SIO. Ook kunnen zij volstaan met het betrekken van één archivaris bij het overleg. In de praktijk wordt het overleg over een gezamenlijke selectielijst gevoerd door meer dan een verantwoordelijk functionaris en is vaak meer dan een archivaris betrokken. Zie hiervoor artikel 3 van het Archiefbesluit 1995.

Selectielijsten van decentrale overheden

Recentelijk zijn voor de provincies, gemeenten en waterschappen selectielijsten vastgesteld.
Deze lijsten hoeven niet vanwege de wijziging van het Archiefbesluit opnieuw vastgesteld te worden. Redenen om dit in de toekomst wel te doen zijn bijvoorbeeld een wijziging van het takenpakket of de uitkomsten van een periodiek uitgevoerde risicoanalyse. Selectielijsten die na januari 2013 vastgesteld worden, moeten aan het gewijzigd Archiefbesluit voldoen.

Bij het opstellen van een selectielijst moet met ingang van 1 januari 2013 een externe deskundige worden betrokken. Dit is bepaald in het gewijzigd Archiefbesluit dat op die datum inwerking treedt. De externe deskundige wordt benoemd door de desbetreffende provincie, gemeente of waterschap. Als er sprake is van een gezamenlijke selectielijst, kan worden volstaan met het betrekken van één externe deskundige, die door de verantwoordelijke functionaris en archivaris in het SIO wordt voorgedragen voor benoeming door elke deelnemende zorgdrager, respectievelijk Gedeputeerde Staten, Burgemeester en Wethouders of bestuur van het waterschap. Wanneer sprake is van een gemeenschappelijke selectielijst kan worden volstaan met één externe deskundige die benoemd wordt door de functionaris die optreedt namens meerdere provincies, gemeenten of waterschappen.

Namens de minister van OCW ondertekent de algemene rijksarchivaris de selectielijsten van decentrale overheden. De algemene rijksarchivaris zal de selectielijst marginaal toetsen aan de hand van de bepalingen die daarover opgenomen zijn in het Archiefbesluit en bewaakt tevens de uniformiteit en samenhang van het selectiebeleid. Het is daarom raadzaam de algemene rijksarchivaris te betrekken bij het ontwerpen van een selectielijst.