Nationaal Archief (Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap)

Het Strategisch Informatieoverleg bij uitvoeringsorganisaties

Uitvoeringsorganisaties vallen onder het zorgdragerschap van een bewindspersoon. Het is daarom logisch om de strategische informatieoverleggen zo te organiseren dat de uitvoeringsorganisaties hier ook in meegenomen worden. Voor grote organisaties die qua aansturing en bedrijfsvoering op grote afstand van het kerndepartement staan, kan het wenselijk zijn om een apart overleg in te richten. Hierover dienen in overleg met de betreffende CIO en de algemene rijksarchivaris afspraken gemaakt te worden.

Heeft u vragen over de inrichting van het strategisch informatieoverleg (SIO)? Mail dan naar contact@nationaalarchief.nl.

Selectielijsten bij uitvoeringsorganisaties

Uitvoeringsorganisaties vallen voor hun gehele taakuitvoering (dus ook PIOFACH-taken) onder de Archiefwet. In de meeste gevallen maken uitvoeringsorganisaties voor deze taken gebruik van selectielijsten die ook voor het departement gelden. De overstap van selectielijsten die per beleidsterrein georganiseerd zijn naar lijsten die per organisatie georganiseerd zijn vraagt aparte aandacht bij het intrekken van selectielijsten door departementen en in dat geval dus ook van de uitvoeringsorganisaties.

Afbakening overleg en selectielijst

De afbakening tussen departement en uitvoeringsorganisatie kan meerdere vormen aannemen. Er kan gekozen worden voor een of meerdere overleggen en 1 of meerdere selectielijsten onder zorgdragerschap van een bewindspersoon, zoals in bijgevoegd schema is weergegeven.

In het schema worden 3 opties beschreven:

  1. Optie 1: 1 zorgdrager, 1 SIO, 1 selectielijst. Tijdens het SIO wordt de selectielijst van de zorgdrager (waarin eventuele uitvoeringsorganisaties zijn opgenomen) besproken. De uitvoeringsorganisaties hebben geen eigen SIO en geen eigen selectielijst.
  2. Optie 2: 1 zorgdrager, 1 SIO, meerdere selectielijsten. Tijdens het SIO bespreekt de zorgdrager niet alleen de selectielijst voor het departement, maar ook de aparte selectielijst voor de onder hem ressorterende uitvoeringsorganisaties. De uitvoeringsorganisaties hebben geen eigen SIO.
  3. Optie 3: 1 zorgdrager, meerdere SIO's, meerdere selectielijsten. De zorgdrager bespreekt in zijn SIO alleen de selectielijst van het departement. Elk van de verschillende uitvoeringsorganisaties heeft een afzonderlijk SIO, waarin zij hun eigen selectielijst bespreken.

De keuze voor een afbakening wordt in het departementale SIO besproken. Voor organisaties die geen zelfstandig zorgdrager zijn, geldt dat ondertekening van een selectielijst altijd door een gemandateerd persoon geschiedt. Bovenstaande optie 3 moet daarom als een uitzondering beschouwd worden.