Nationaal Archief (Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap)

Archiefbesluit (1 januari 2013)

Per 1 januari 2013 treedt een wijziging van het Archiefbesluit (Ab) in werking. Voornaamste aanleidingen voor deze wijziging zijn: de vernieuwing van het selectiebeleid en de inwerkingtreding van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht.

Doel wijziging Archiefbesluit

De wijzigingen in het Archiefbesluit zijn doorgevoerd om archiefselectie mee te laten ontwikkelen met de digitalisering van de overheid en hebben drie achterliggende doelstellingen:

  • Selectie moet aansluiten bij de informatiehuishouding
    Selectie van archiefbescheiden van een digitaal werkende zorgdrager is in sterke mate afhankelijk van de inrichting van de informatiehuishouding. Daarom moet het gesprek over selectie niet in afzondering plaatsvinden
  • Selectiebeslissingen moeten op het juiste niveau genomen worden
    Voor digitaal werkende zorgdragers geldt dat de keuzes die men maakt bij inrichting van de informatiehuishouding verstrekkende gevolgen hebben voor waardering en selectie van archiefbescheiden. Gesprekken hierover moeten op het juiste bestuurlijke niveau plaatsvinden.
  • Selectiebeslissingen moeten vooraan in het proces van creatie, gebruik en beheer van informatie genomen worden
    Om dezelfde reden is het wenselijk om op het juiste moment besluiten over selectie te nemen. De beslissingen die nu genomen worden bij het inrichten van informatiesystemen vormen de randvoorwaarden voor beslissingen over waardering en selectie. 

Vernieuwing selectiebeleid

Met de wijziging van de Archiefwet  komt de adviesrol van de Raad voor Cultuur voor afzonderlijke selectielijsten te vervallen. De vermelding van deze rol in het Archiefbesluit verdwijnt. De Raad voor Cultuur adviseert de minister van OCW nog steeds op hoofdlijnen over het selectiebeleid van de overheid.

Verder wordt met deze wijziging op twee manieren vormgegeven aan de vernieuwing van het selectiebeleid:

  • het driehoeksoverleg wordt vervangen door het Strategisch Informatieoverleg (SIO).
  • selectielijsten moeten in overeenstemming zijn met de geldende ordeningsstructuur.

Strategisch Informatieoverleg

Het strategisch informatieoverleg heeft door invoering van het Ab het driehoeksoverleg vervangen. Voornaamste doel van het SIO is om selectiebeslissingen tijdig en op het juiste niveau te nemen. Ook andere onderwerpen die de waardering van overheidsinformatie aangaan, zoals digitalisering van werkprocessen en openbaarheid, worden in het SIO besproken.

Aan het SIO nemen deel:

  • een functionaris die vanuit de verantwoordelijkheid van de zorgdrager voor zijn informatiehuishouding deelneemt aan het overleg
  • een externe deskundige die namens de recht- en bewijszoekende burger deelneemt aan het overleg
  • de benoemde archivaris. Dat wil zeggen voor het Rijk de algemene rijksarchivaris en – indien deze benoemd is – voor provincie, gemeente of waterschappen respectievelijk de provincie-, gemeente- of waterschapsarchivaris.

Voor decentrale overheden wijzigt de samenstelling van het overleg op een paar andere punten:

  • deelname door de algemene rijksarchivaris aan het overleg vervalt
  • deelname door de provinciale archiefinspecteur aan het overleg vervalt.

Voor zowel centrale als decentrale overheden blijft de algemene rijksarchivaris namens de minister van OCW de (mede)ondertekenaar.

Het gewijzigde Archiefbesluit schrijft voor dat deze personen deelnemen aan een overleg dat voorafgaat aan vaststelling van een selectielijst.

Overeenkomst selectielijst en ordeningsstructuur

Het nieuwe Ab schrijft voor dat een zorgdrager inzichtelijk maakt hoe de categorieën archiefbescheiden waar een selectielijst uit opgemaakt wordt, overeenstemmen met de ordeningsstructuur die door de zorgdrager gebruikt wordt voor het ordenen van deze archiefbescheiden. Het doel van dit voorschrift is om inzichtelijk te maken hoe selectiebeslissingen toegepast worden in de informatiehuishouding van een zorgdrager. Dit betekent niet dat de selectielijst bepaalt hoe een zorgdrager zijn informatiehuishouding ordent. De ordening is leidend, de selectielijst wordt hiervan afgeleid of er wordt een concordantie gemaakt.

Wet revitalisering generiek toezicht

De WRGT wijzigt de Archiefwet voor wat betreft verwijzingen naar de provinciale archiefinspecteur en de machtiging substitutie. Deze wijzigingen hebben ook gevolgen voor het Ab.

Vermelding provinciaal archiefinspecteur

In het oude artikel 3 van het Ab werd op diverse plaatsen de provinciaal inspecteur vermeld. Deze functie is echter komen te vervallen bij de recente wijziging van de Archiefwet, in samenhang met de WRGT. De provinciaal inspecteur oefende specifiek archiefwettelijk toezicht uit ten aanzien van provincies, gemeenten en waterschappen. Dit specifieke interbestuurlijke toezicht ten aanzien van gemeenten en waterschappen wordt, gezien de revitalisering van het generiek toezicht, niet langer wenselijk geacht. In het nieuwe artikel 3 Ab is de verwijzing naar de provinciaal archiefinspecteur verdwenen.

Machtiging vervanging

De vermelding van de machtiging in artikel 6 Ab is geschrapt. In het artikel is opgenomen dat:

  • vervanging dient te gebeuren met de juiste en volledige weergave van de gegevens die in de te vervangen archiefbescheiden voorkomen
  • per ministeriële regeling regels gesteld kunnen worden omtrent vervanging van archiefbescheiden.

De uitwerking van deze regels vindt op dit moment plaats en zal gecoördineerd worden met de intrekking van de bepaling over machtiging in het Ab. De voorlichting hierover wordt apart uitgevoerd. Zie ook Vervanging.