De algemene regel is dat de archieven in archiefbewaarplaatsen openbaar zijn en kosteloos kunnen worden geraadpleegd. Op de openbaarheid kunnen zowel bij overheidsarchieven als bij particuliere archieven echter uitzonderingen van toepassing zijn.
De zorgdrager (de organisatie die de archieven heeft gevormd) moet voor elke beperking van de openbaarheid van een (onderdeel van) een archief een 'Besluit beperking openbaarheid' hebben genomen.
Openbaarheidscoördinator
Sinds 2010 kent het Nationaal Archief een openbaarheidscoördinator. De taak van de openbaarheidscoördinator is om toe te zien op de uitvoering van de openbaarheidsregels in het Nationaal Archief, zoals die zijn vastgelegd in de Archiefwet, de Wet Openbaarheid van Bestuur, de Wet Bescherming Persoonsgegevens en andere regelingen. Daarbij zijn de volgende onderdelen te onderscheiden:
- bevordering van een zo ruim mogelijk openbaarheidsbeleid ten aanzien van de door zorgdragers over te dragen archieven; dat wil zeggen: voorlichting aan zorgdragers, betrokkenheid bij de opstelling van het advies van de algemene rijksarchivaris aan de zorgdrager met betrekking tot over te dragen archieven etc.;
- toezicht op het beheer van beperkt openbare archieven in de depots van het Nationaal Archief en de signalering van deze beperkingen in de toegangen op deze archieven;
- toezicht op de beschikbaarstelling van beperkt openbare archieven;
- deelname aan klachten- en bezwaarschriftprocedures, voor zover deze op de uitvoering van de openbaarheidsregels betrekking hebben;
- coördinatie van de jaarlijks openbaarheidsdag van het Nationaal Archief;
- advisering van de algemene rijksarchivaris ten aanzien van het openbaarheidsbeleid;
- algemene voorlichting over openbaarheid van archieven.