Ook de eigenaar van een particulier archief - een persoon, familie, stichting of vereniging - wil soms de openbaarheid van het archief beperken, bijvoorbeeld in verband met de privacybescherming van nog levende personen. Het Nationaal Archief kan daarover adviseren. In een gesprek met de eigenaar van het archief wordt aandacht geschonken aan de volgende punten:
- is het noodzakelijk om de openbaarheid te beperken?
- moet de openbaarheid van het gehele archief worden beperkt, of kan worden volstaan met een beperking van de openbaarheid van een klein gedeelte?
- wanneer is de beperking van de openbaarheid afgelopen?
Als beide partijen zich kunnen vinden in de getroffen regeling, worden de gemaakte afspraken schriftelijk vastgelegd volgens de procedure voor in bewaring geven of schenken.