Volgens artikel 15 t/m 17 van de Archiefwet kan de zorgdrager, dat is de persoon of instantie die de archieven gecreëerd heeft, bij de overbrenging van archiefmaterialen beperkingen stellen aan de openbaarheid. Hiervoor moet de zorgdrager advies vragen aan de beheerder van de archiefbewaarplaats. De zorgdrager geeft, met redenen omkleed, de gewenste beperking op de openbaarheid aan waarna de beheerder van de archiefbewaarplaats advies (zoals bedoeld in de Algemene Wet Bestuursrecht) uitbrengt.
De Archiefwet stelt dat de openbaarheid kan worden beperkt met het oog op:
- de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer
- het belang van de Staat of zijn bondgenoten
- het anderszins voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel van derden
Termijn
De beperking geldt in het algemeen slechts voor een bepaalde termijn. Archiefbescheiden ouder dan 75 jaar zijn bovendien altijd openbaar. Alleen in specifieke gevallen, bijvoorbeeld wanneer het belang van de Staat of zijn bondgenoten dat volgens de Ministerraad vereist, wordt hiervan afgeweken.
Wanneer sprake is van beperkingen aan de openbaarheid van archiefbescheiden, wordt het daartoe strekkende besluit gevoegd bij de verklaring van overbrenging. De beperkingen aan de openbaarheid moeten hierin per inventarisnummer zijn aangegeven.
In de bijlagen staan de opgestelde modellen van de verklaring van overbrenging en het besluit beperking openbaarheid om te gebruiken.