Nationaal Archief (Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap)

Bruikleenprocedure

Het Nationaal Archief leent regelmatig documenten, tekeningen en kaarten uit aan tijdelijke tentoonstellingen in musea en andere erfgoedinstellingen. Is uw erfgoedinstelling ge├»nteresseerd in een bruikleen van het Nationaal Archief? Hieronder kunt u lezen waaraan een bruikleenaanvraag moet voldoen.  

Aanvraag

U kunt uw bruikleenaanvraag schriftelijk sturen aan:

Nationaal Archief
mw. E. van der Weijden, Afdeling Programmering en Productontwikkeling
Postbus 90520
2509 LM Den Haag

De aanvraag bevat:

  • een nauwkeurige omschrijving van de gewenste archivalia, voorzien van toegangs- en inventarisnummer, indien mogelijk met vermelding van de te exposeren pagina
  • een omschrijving van de tentoonstellingsruimte, waaronder klimatologische omstandigheden, beveiliging en een facility rapport
  • de duur van de expositie
  • de contactgegevens, waaronder de naam van de contactpersoon, email- en postadres en telefoonnummer(s)
  • verklaring van de lener dat men zorgdraagt voor gedegen transport van de archiefstukken.

De aanvraag dient tenminste drie maanden voor de aanvang van de tentoonstelling bij ons binnen te zijn.
In principe leent het Nationaal Archief documenten voor maximaal vier maanden uit. Afhankelijk van de conditie van de uit te lenen documenten kan het Nationaal Archief daarvan afwijken.

Honorering van de aanvraag

Het Nationaal Archief bericht de bruikleennemer dat de aanvraag is goedgekeurd, voorzien van de bruikleenvoorwaarden (PDF, 116.21kB) en een kostenspecificatie. Deze is opgebouwd uit restauratiekosten (inclusief inlijsten) en verpakkingskosten, eventueel koerierskosten (begeleiding van het stuk door een medewerker van het Nationaal Archief) en eventueel additionele kosten (bijvoorbeeld onderzoek of tekstbijdragen).

De uitlening kan pas definitief in gang worden gezet wanneer onderstaande documenten ondertekend in het bezit zijn van het Nationaal Archief:

  1. de ondertekende bruikleenovereenkomst
  2. het ondertekende offerteformulier

Transport van de bruikleen

Het transport van de bruikleen vindt plaats door een door het Nationaal Archief goedgekeurde transporteur.

Contact

Voor vragen over de bruikleenprocedure van het Nationaal Archief kunt u contact opnemen met Eefje van der Weijden, Eefje.van.der.weijden@nationaalarchief.nl.