De afweging of een particulier archief al dan niet opgenomen wordt in de collectie van het Nationaal Archief, wordt gemaakt op basis van het acquisitieprofiel van de archiefbewaarplaats. Het Nationaal Archief en de Regionale Historische Centra hebben elk hun eigen acquisitieprofiel (zie bij voorbeeld het Acquisitieprofiel van het Nationaal Archief).
Als het archief past binnen het profiel en wordt opgenomen in een rijksarchiefbewaarplaats, kan er sprake zijn van een 'schenking' of van een 'in bewaring geving':
- Bij schenking wordt de Staat der Nederlanden (het Nationaal Archief) eigenaar van het archief en daarmee volledig verantwoordelijk voor het beheer en behoud ervan.
- Wanneer een archief in bewaring wordt gegeven, blijft het eigendom van de archiefvormer of archiefeigenaar. Een en ander wordt vastgelegd in een overeenkomst van schenking met of zonder beperkende bepalingen, of een overeenkomst van inbewaringgeving met of zonder beperkende bepalingen.
Openbaarheid
Het Nationaal Archief besluit in samenspraak met de archiefvormer of archiefeigenaar of het archief geheel openbaar kan zijn, of dat de openbaarheid moet worden beperkt. Indien er beperkingen aan de openbaarheid worden gesteld, ligt de verantwoordelijkheid voor de toepassing daarvan bij het Nationaal Archief. De criteria voor beperking van de openbaarheid worden toegelicht in het websitedossier Openbaarheid en toegankelijkheid.