Een e-depot is het geheel van apparatuur, programmatuur en procedures waarmee een archiefinstelling in staat is zijn digitale informatie te beheren en beschikbaar te stellen.
Door de digitalisering van de werkprocessen bij de (rijks)overheid neemt de omvang van het digitale archief in snel tempo toe. Bovendien is de verwachting dat overheden gesloten (digitale) dossiers versneld willen overdragen aan het Nationaal Archief. De reden daarvoor is dat de levensduur van digitale archieven problematisch is en het behoud dus specifieke expertise en systeemfunctionaliteit vereist. Het Nationaal Archief heeft inmiddels 2 TeraByte (TB) digitaal archief in zijn bezit. Vanuit de departementen is op dit moment 17 TB aan digitale informatie aangeboden.
Visie op beheer en gebruik
De dynamiek van de digitale ontwikkelingen vraagt een visie op toekomstig beheer en gebruik van digitale collecties. Drie punten zijn daarbij van groot belang:
- Het uitgangspunt dat digitale informatie goed bewaard en beheerd moet worden. De snelle technologische ontwikkelingen maken dat wel eens moeilijk. Goed bewaren en beheren van digitale archiefbescheiden in een digitaal depot betekent dat computerbestanden bijvoorbeeld tijdig moeten worden omgezet naar betere, duurzame (bestands)formaten.
- Tweede punt is de toegankelijkheid: openbare (digitale) archiefbescheiden moeten via het internet te ontsluiten zijn. Deze publieke dienstverlening is immers een belangrijke taak van het Nationaal Archief.
- Ten slotte kan grote efficiencywinst worden behaald door het verminderen van de problemen bij de overdracht van digitaal archief vanuit de departementen naar het Nationaal Archief.
Kaders en procedures
Het referentiemodel voor een Open Archief Informatie Systeem (OAIS-model) wordt over het algemeen beschouwd als het standaardwerk voor de definiëring van kaders en procedures voor het bewaren van digitale objecten. Het is dan ook de basis van het project Digitaal Depot van het Nationaal Archief. Een belangrijke component van OAIS is de module voor duurzame digitale bewaring - het Preservation System. De Research & Development-activiteiten van het Nationaal Archief leveren hiervoor belangrijke input. De duurzaamheid van de digitale archiefbescheiden die in het Digitaal Depot zijn opgeslagen, wordt gemonitord met behulp van een zogenaamde 'technology watch', waarop gerichte bewaaracties worden gepland en uitgevoerd.