Het ligt voor de hand dat de overdracht van digitale archieven, digitaal plaatsvindt. Voor de duurzame opslag van digitale archieven heeft het Nationaal Archief een Digitaal Depot gebouwd: een digitale infrastructuur waarop de zorgdragers kunnen aansluiten, dit zijn de departementen en alle andere onderdelen van de Rijksoverheid die op termijn hun archieven overdragen aan het Nationaal Archief. In het visiedocument e-Archief in ontwikkeling is vastgelegd dat binnen vijf jaar een landelijke e-Depotvoorziening voor algemeen gebruik beschikbaar zal zijn. Die voorziening zal deel uitmaken van ‘shared services’, een breder aanbod van gemeenschappelijke voorzieningen binnen de overheid.
Het Digitaal Depot en de infrastructuur zien er schematisch als volgt uit:
- Vanuit het Record Management Systeem van de zorgdrager worden de voor overdracht in aanmerking komende digitale archieven geëxporteerd.
- De export resulteert in een overdrachtsbestand waarin de over te dragen archieven zijn voorzien van metadata ofwel gegevens die informatie bevatten over het archief.
- Het overdrachtsbestand wordt via een dataverbinding aangeboden bij het Digitaal Depot en vervolgens opgenomen in het quarantainegebied dat in het Digitaal Depot is ingericht voor iedere zorgdrager.
- Vervolgens wordt het overdrachtsbestand verder opgenomen in het opnameproces.
Zie het schema aan de rechterkant van deze pagina.
Digitale archieven die zijn aangeboden aan het Digitaal Depot komen dus eerst in het quarantainegebied. Daar worden de bestanden automatisch gecontroleerd op virussen, op integriteit en op de aanwezigheid van de vereiste metadata. Vervolgens worden de bestanden automatisch 'gekarakteriseerd', dat wil zeggen dat automatisch wordt gedetecteerd welke bestandsformaten aanwezig zijn.
De volgende activiteiten vinden plaats voor, tijdens en na de overdracht van digitale archieven:
- Na het afsluiten van de dossiers en de waardering ervan, moet in het Record Managementsysteem van de zorgdrager een overdrachtsbestand worden 'klaargezet'.
- Via het beschermde overheidsnetwerk ('de Haagse Ring') wordt dit bestand vervolgens verzonden naar het Digitaal Depot.
- Na een verblijf in het quarantainegebied van het Digitaal Depot en een succesvol verloop van het opnameproces wordt het bestand opgenomen en beheerd.
Zie het schema aan de rechterkant van deze pagina.
Het Digitaal Depot gaat in 2010 in productie. Wie digitale bestanden wil overdragen, kan contact opnemen met de betreffende accountmanager van het Nationaal Archief.