Om digitaal archief te kunnen overdragen, moet de informatie uit het betreffende documentmanagementsysteem (DMS) worden gehaald en in een open formaat worden aangeboden aan het Nationaal Archief (dat wil zeggen een formaat dat algemeen gangbaar is volgens de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden). Het is dus van belang dat het systeem van de aanbieder in staat is de informatie in een open formaat te exporteren met de bijbehorende metadata (de informatie over het soort gegevens).
Norm voor archiefmanagement
Het Nationaal Archief adviseert een systeem te kiezen waarvan de specificaties voldoen aan de NEN 2082. Deze Nederlandse norm bepaalt de eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement, toegespitst op de programmatuur van computersystemen. Bij de inrichting van de informatiehuishouding adviseert het Nationaal Archief uit te gaan van de eisen die worden gesteld aan mensen, middelen, procedures et cetera volgens de NEN-ISO 15489. Het spreekt vanzelf dat de voorschriften uit de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden overeenkomen met beide NEN-regelingen.