Op het moment dat een archief in aanmerking komt voor overdracht vindt een laatste controle plaats. Dit is de controle 'materiële staat' ook wel 'goede staat' genoemd.
Voor fysieke (dat wil zeggen traditionele papieren archieven) betekent dat, dat op locatie wordt gecontroleerd of het archief het voldoet aan de vereiste normen, zoals de afwezigheid van schimmel en schadelijke bacteriën en de verpakking van de bescheiden.
Voor digitale archieven betekent het echter, dat de archieven eerst 'in quarantaine' worden genomen, voordat de echte overdracht naar het digitale depot van de archiefdienst plaatsvindt zoals beschreven in de technische en organisatorische beschrijving