Nationaal Archief (Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap)

Controle Materiële Staat

Op het moment dat een archief in aanmerking komt voor overdracht vindt een laatste controle plaats. Dit is de controle 'materiële staat' ook wel 'goede staat' genoemd.

Voor fysieke (dat wil zeggen traditionele papieren archieven) betekent dat, dat op locatie wordt gecontroleerd of het archief het voldoet aan de vereiste normen, zoals de afwezigheid van schimmel en schadelijke bacteriën en de verpakking van de bescheiden.

Voor digitale archieven betekent het echter, dat een aantal controles plaatsvinden voordat de echte overdracht naar het digitale depot van de archiefdienst plaatsvindt. Dit houdt onder meer in dat wordt gecontroleerd op mogelijke virussen en op de aanwezigheid van de minimaal benodigde metadata.