Alle archieven of delen daarvan (de zogenaamde archiefbescheiden) die voldoen aan de geldende normen van goede, geordende en toegankelijke staat komen in aanmerking voor overdracht. Deze normen staan beschreven in de volgende brochures:
- Om de Kwaliteit van het Behoud, Normen Goede en Geordende Staat ('s-Gravenhage 1993)
- Archiefregeling 2009. Deze is in werking getreden per 1 april 2010. Vanaf die datum zijn de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden en de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden niet langer van kracht.
Archieven die niet voldoen aan de beschreven normen en regelingen moeten worden bewerkt voordat ze kunnen worden overgebracht.