Bij het overbrengen van niet-digitale particuliere archieven wordt de volgende procedure gehanteerd:
- Fase 1: Aanmelding bij de sector Selectie en Bestel
- Fase 2: Toetsing en vooronderzoek
Particuliere archieven worden getoetst aan het acquisitieprofiel. Aan de hand van de daarin genoemde criteria wordt vastgesteld of een archief voor opname in de collectie van de rijksarchiefdienst in aanmerking komt. - Fase 3: Goede en geordende staat
Voor overheidsarchieven geldt dat alleen archieven en archiefbescheiden die voldoen aan de normen goede, geordende en toegankelijke staat in aanmerking komen voor overbrenging. De normen worden omschreven in de brochure Om de Kwaliteit van het Behoud, Normen Goede en Geordende Staat en in de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden. Daarnaast dienen de archieven te voldoen aan Regeling duurzaamheid archiefbescheiden. Deze beide regelingen zijn vervangen door de Archiefregeling 2009, die per 1 april 2010 van kracht is geworden. In geval van overbrenging van particuliere archieven kunnen deze eisen niet worden gesteld. Ook niet bewerkte particuliere archieven kunnen worden overgebracht. - Voor overbrenging naar de archiefbewaarplaats worden alle archieven gecontroleerd op de aanwezigheid van vuil, schimmels, bacteriën en ongedierte (insecten). Als die aanwezig zijn, moeten de archieven eerst worden schoongemaakt of worden bestraald. Als de archieven voor overbrenging al in goede en geordende staat zijn gebracht, wordt ook gecontroleerd of de verpakking voldoet aan de eisen.
- Wanneer het over te brengen particuliere archief niet aan de normen goede en geordende staat voldoet, maakt de het Nationaal Archief afspraken met de eigenaar om het archiefmateriaal voorafgaand aan of na de overbrenging te (laten) bewerken zodat het alsnog voldoet aan de normen.
- Fase 4: Opstellen verklaringen
Bij de overbrenging van particuliere archieven stelt het Nationaal Archief samen met de schenker of bewaargever een overeenkomst van schenking of een overeenkomst van opneming en bewaring op. De definitieve overeenkomsten worden in tweevoud opgemaakt en ondertekend. - Fase 5: Transport en beschikbaarstelling
Nadat alle formaliteiten rondom de overbrenging in samenwerking met de accountmanager zijn afgerond, kan het archief worden overgebracht naar het Nationaal Archief. De accountmanager stelt de archiefvormer (de organisatie of de natuurlijke personen die de archieven hebben gevormd) of de archiefeigenaar op de hoogte van het moment waarop het archief beschikbaar is op de studiezaal.
Vragen kunnen telefonisch worden gesteld via het nummer 070-3315400. U kunt dan vragen naar de Afdeling Particuliere Archieven.